Tips για web meetings

8 tips για να διοργανώνετε ποιοτικά web meetings για την επιχείρησή σας

Τα web meetings γίνονται όλο και πιο δημοφιλή. Ειδικά με την έξαρση της τηλεργασίας, η οποία έβλεπε εντυπωσιακή άνοδο ακόμα και πριν την πανδημία.

Αν σκεφτείτε πως το 97% των επαγγελματιών που δουλεύουν με τηλεργασία, δεν θέλουν να επιστρέψουν στο γραφείο. Ότι το 52% για άντρες και 60% για γυναίκες, δηλώνουν πως θα αποχωρήσουν από την εργασία τους αν δεν συνεχίσουν remote. Και τέλος, πως το 74% των επιχειρηματιών πιστεύουν πως η εργασία εξ αποστάσεως θα γίνει η νέα νόρμα. Τότε είναι απόλυτα λογικό να πούμε πως τα web meetings, ένα από τα βασικά εργαλεία τηλεργασίας,  ήρθαν για να μείνουν.

Στην VOICELAND γνωρίζουμε από πρώτο χέρι τις νέες συνήθειες και τις συνεχείς αναταράξεις που βάλλεται ο κόσμος των επιχειρήσεων. Γι’ αυτό και συλλέξαμε τις πιο σημαντικές συμβουλές και τα οφέλη των web meetings για τους επαγγελματίες.

Web meetings: Οφέλη για τις επιχειρήσεις

Τα web meetings είναι πλέον ο νέος τρόπος εργασίας. Προσφέρουν πολλές λύσεις επικοινωνίας στις σύγχρονες επιχειρήσεις με αυξημένες απαιτήσεις. Από άμεση επαφή με εργαζόμενους που δουλεύουν εξ αποστάσεως, σε επαγγελματικές συναντήσεις με πελάτες, ακόμα και συνεντεύξεις με υποψηφίους υπαλλήλους, ο νέος αυτό τρόπος είναι απόλυτα αποτελεσματικός.

Τα πιο σημαντικά οφέλη που προσφέρουν στις επιχειρήσεις σήμερα είναι:

  • Εξοικονόμηση κόστους και χρόνου, αφού εξαλείφει τις αποστάσεις και ο καθένας μπορεί να συμμετέχει από οπουδήποτε.
  • Προωθούν το ομαδικό πνεύμα. Οι απομακρυσμένοι υπάλληλοι δεν μένουν εκτός από τις σημαντικές συναντήσεις και αποφάσεις.
  • Αυξάνουν την παραγωγικότητα, μέσα από τις πολλές λειτουργίες, όπως δυνατότητα παρουσίασης, ηλεκτρονικούς πίνακες, διαμοιρασμός φακέλων και πολλά ακόμα. Βρείτε τις πιο απαραίτητες λειτουργίες της τηλεργασίας για επιχειρήσεις.
  • Συμφέρει τόσο τους εργαζομένους και εργοδότες μιας επιχείρησης, όσο και τους ίδιους τους πελάτες, που δεν χρειάζεται να διανύσουν μεγάλες αποστάσεις για να λύσουν το πρόβλημά τους.
  • Υπάρχουν στην αγορά πολλά εύχρηστα εργαλεία για web meetings, όπως η 3CX εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου που προσφέρει η VOICELAND. Μάλιστα, διαθέτει και τη δυνατότητα καταγραφής της συνάντησης για μελλοντική επεξεργασία.

 

3cx interface for web meetings

 

voiceland-cta-button_ΖΗΤΗΣΤΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑ

 

Web meetings: 8 Συμβουλές για τις επιχειρήσεις

Οι διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα, αλλά μπορεί να αποβούν και χάσιμο χρόνου. Οποιοσδήποτε επαγγελματίας γνωρίζει πως σε ένα meeting, πολλά μπορούν να πάνε στραβά. Πόσω μάλλον σε μια τηλεδιάσκεψη.

Υπάρχουν όμως τρόποι για να διοργανώνετε τα πιο “κερδοφόρα” και ποιοτικά web meetings. Συναντήσεις που έχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, όχι μόνο για εσάς, αλλά για τον κάθε συμμετέχοντα. Τα παρακάτω tips είναι αυτά που έχουν αποβεί και τα πιο αποτελεσματικά:

 

1. Θέστε στόχους εκ των προτέρων

Για μια αποτελεσματική διαδικτυακή συνάντηση, καλό θα είναι να έχετε ξεκαθαρίσει τον σκοπό της. Αναλογιστείτε τι θέλετε να πετύχετε με αυτό το meeting. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε εξαρχής τους απαιτούμενους συμμετέχοντες και να ορίσετε μια σχετική διάρκεια.

Μια καλά σχεδιασμένη ατζέντα, βοηθάει εσάς και τους συναδέλφους σας να προετοιμαστείτε, να έχετε άμεσες ανταποκρίσεις και να διεκδικείτε όσα χρειάζεστε. Με αυτόν τον τρόπο επίσης, είναι πιο δύσκολο να παρεκτραπεί η συζήτηση.

 

2. Ορίστε κανόνες

Αν είστε ο διοργανωτής των web meetings, καλό θα είναι να θέσετε κάποιους κανόνες που όλοι θα πρέπει να ακολουθήσουν. Όσο πιο καλά οργανωμένοι είστε, τόσο καλύτερο για τη συνάντηση.

Βεβαιωθείτε ότι το κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει:

  • Την ακριβή ώρα της διαδικτυακής συνάντησης.
  • Τους κανόνες του chat. Για παράδειγμα, αν θέλει κάποιος να μιλήσει, ας πατήσει το κουμπί “raise hand”.
  • Τους κανόνες σχετικά με τις παρουσιάσεις. Ορίστε ποιος θα χρειαστεί να κάνει screen sharing.
  • Τη χρήση των μικροφώνων. Μπορείτε να θέσετε ως κανόνα πως θα έχουν όλοι τα μικρόφωνά τους κλειστά, εκτός από όταν θέλουν να ρωτήσουν κάτι.

 

3. Ελέγξτε όλα τα μέσα που διαθέτετε

Τίποτα δεν αποσυντονίζει τα web meetings, όσο ένα τεχνολογικό εμπόδιο. Επειδή όμως, τα τεχνικά προβλήματα είναι πάντα πιθανά, καλό θα ήταν να ελέγξετε όλα τα μέσα που θα χρησιμοποιήσετε.

  • Βεβαιωθείτε ότι η κάμερα και το μικρόφωνό σας λειτουργούν κανονικά.
  • Τεστάρετε την εφαρμογή και τις λειτουργίες της.
  • Ελέγξτε προσεκτικά τα αρχεία και τις παρουσιάσεις που θα χρησιμοποιήσετε.
  • Βεβαιωθείτε για τη σύνδεση στο διαδίκτυο ότι είναι σταθερή και βρείτε εξαρχής μια εναλλακτική λύση σε περίπτωση διακοπής.
  • Αν κάτι όντως πάει στραβά, μην φοβηθείτε την επανεκκίνηση. Το πιο πιθανό είναι εν τέλει να γλιτώσει χρόνο.
  • Τέλος, καλό θα ήταν να συμβουλέψετε και τους συναδέλφους σας να κάνουν τους ίδιους ελέγχους.

 

4. Βρείτε τον κατάλληλο χώρο

Αν δουλεύετε με τηλεργασία και είστε στον προσωπικό σας χώρο, τότε μεταφερθείτε σε ένα απομονωμένο δωμάτιο αν είναι εφικτό. Ιδανικά, καλυμμένο με μοκέτα έτσι ώστε ο ήχος να μην είναι “κούφιος” και να μην δημιουργείται ηχώ.

Ειδάλλως, μεταφερθείτε σε έναν χώρο στο γραφείο, που θα μπορεί να προσφέρει ησυχία. Πολλές επιχειρήσεις ορίζουν έναν συγκεκριμένο χώρο αφιερωμένο στα web meetings. Όπως ακριβώς γίνεται και με τις αίθουσες συνδιασκέψεων. Έτσι, διασφαλίζετε ότι σε κάθε διαδικτυακή συνάντηση θα έχετε έτοιμο τον απαραίτητο εξοπλισμό, την κατάλληλη σύνδεση και ό,τι άλλο χρειαστείτε για τη συνάντηση.

 

5. Γενικές συμβουλές για τον εξοπλισμό των web meetings

Πέρα από τη λειτουργικότητά τους, υπάρχουν κάποιοι “‘άγραφοι” κανόνες όσον αφορά την εικόνα και τον ήχο. Γι’ αυτό σας συμβουλεύουμε να βεβαιωθείτε ότι ο φωτισμός είναι δυνατός και απαλός ώστε να φαίνεστε καθαρά.

Πρέπει να σιγουρευτείτε επίσης πως η κάμερα είναι στο ύψος των ματιών. Τις περισσότερες φορές οι κάμερες των λάπτοπ είναι σε “κακή” γωνία με αποτέλεσμα να δίνει μια εικόνα με άβολη κλίση. Καλό θα ήταν επίσης, όποτε μπορείτε, να κοιτάτε την κάμερα όταν είστε ο ομιλητής. Σε αυτό, θα μπορούσε να σας βοηθήσει το να τοποθετήσετε το παράθυρο της συνάντησης, σχετικά κοντά στην κάμερα του υπολογιστή ή του λάπτοπ σας.

Τέλος, χρησιμοποιήστε ένα αξιοπρεπές μικρόφωνο. Βεβαιωθείτε ότι δουλεύουν και ότι δεν παράγουν παράσιτα.

Αν χρειάζεστε υψηλή ποιότητα ήχου και φωνής, στην VOICELAND διαθέτουμε ποιοτικές VoIP συσκευές, όπως τα Snom headsets. Διαθέτουν ανώτερη ποιότητα ήχου χάρη στη βελτιστοποιημένη ρύθμιση των ηχείων, ενώ το μικρόφωνό τους έχει τη δυνατότητα ακύρωσης του θορύβου.

 

6. Αποφύγετε το multitasking

Αυτή η συμβουλή απευθύνεται, όχι μόνο στους διοργανωτές, αλλά σε όλους τους συμμετέχοντες. Όσο δελεαστικό και να είναι να απαντήσετε σε ένα email, ή ακόμα και να δείτε το feed σας στα social media, μην το κάνετε.

Οτιδήποτε κάνετε που δεν σχετίζεται με τη διαδικτυακή συνάντηση, θα σας αποτρέψει από το να εμπεδώσετε όλη την πληροφορία. Είναι σίγουρα δύσκολο να μην αποσπάται η προσοχή. Όμως, ειδικά για τα σημαντικά web meetings, θα πρέπει να προσπαθήσετε να είστε πλήρως “παρόντες”.

 

7. Προτρέψτε τη συμμετοχή όλων

Ίσως το πιο δύσκολο σε ένα web conference. Το να κρατήσετε την προσοχή όλων των συμμετεχόντων, θέλει μεγάλη προσπάθεια. Ευτυχώς όμως, υπάρχουν δοκιμασμένα tips.

Αρχικά, καλό θα ήταν να κάνετε μια εισαγωγή κατά την έναρξη, για να ενημερώσετε τον σκοπό της συνάντησης. Μπορείτε επίσης, να παρουσιάσετε τον κάθε συμμετέχοντα. Πριν την έναρξη του ουσιαστικού meeting, μην φοβηθείτε για λίγη συζήτηση εκτός θέματος.

Μια ακόμα συμβουλή για να συμμετέχουν όλοι, είναι να μοιράσετε εργασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν συντονιστή του chat, κάποιον που να ελέγχει την ώρα και κάποιον που να κρατάει σημειώσεις με τα σημαντικά θέματα που θίχτηκαν.

Τέλος, μην ξεχνάτε να ρωτάτε τη γνώμη των υπολοίπων. Ρωτήστε αν συμφωνούν, αν έχουν απορίες ή σκέψεις που θέλουν να μοιραστούν.

 

8. Βρείτε το κατάλληλο εργαλείο τηλεδιάσκεψης για την επιχείρησή σας

Μία πολύ σημαντική απόφαση που θα καθορίσει όλα τα επερχόμενα web meetings σας, οπότε να είστε προσεκτικοί. Για να κάνετε την καλύτερη επιλογή, πρέπει να αναλογιστείτε τις λειτουργίες που χρειάζεστε.

Για παράδειγμα, πόσο απαραίτητος είναι ο διαμοιρασμός φακέλων για την επιχείρησή σας; Χρειάζεστε λειτουργία screen sharing; Βρείτε επίσης εργαλεία που έχουν τη δυνατότητα του integration. Να μπορούν δηλαδή να συνδεθούν με άλλες πλατφόρμες, όπως το CRM ή το ημερολόγιό σας για να είστε ακόμα πιο αποτελεσματικοί.

Δείτε τις 5 λειτουργίες τηλεδιάσκεψης που χρειάζεται κάθε επιχείρηση.

Στην VOICELAND, η εφαρμογή του Cloud Τηλεφωνικό Κέντρου της 3CX, είναι ένα ιδανικό εργαλείο για web meetings. Με δυνατότητα καταγραφής και αποστολής όλης της συνάντησης στο email σας με μόνο ένα κλικ, αλλά και έξτρα λειτουργίες όπως screen sharing, whiteboards, integration και 100% κρυπτογράφηση για την ύψιστη ασφάλεια, τα web meetings θα γίνουν πιο αποτελεσματικά από ποτέ.

Πέρα από τη λειτουργικότητά τους, με τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα έχετε πολύ χαμηλότερα κόστη τηλεφωνίας και κανένα κόστος συντήρησης, αφού μπορούν να ενσωματωθούν στον υπάρχων εξοπλισμό σας. Προσφέρουν επίσης σημαντικά οφέλη στις σύγχρονες επιχειρήσεις, όπως ευελιξία, ευκινησία και πολλά feature επικοινωνίας.

Μάθετε περισσότερα για τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα από τον πλήρη οδηγό μας.

Με την VOICELAND ως τον πάροχο της VoIP τηλεφωνίας σας, θα έχετε πάντα:

  • Δυνατότητα 100% παραμετροποίησης του Cloud Τηλεφωνικού σας Κέντρου
  • Άμεση τεχνική υποστήριξη
  • Υψηλή ποιότητα φωνής
  • 100% Κρυπτογράφηση σε κάθε εφαρμογή, αλλά και φυσική συσκευή, για την απόλυτη ασφάλεια των δεδομένων σας
  • Πολλαπλούς τρόπους μείωσης κόστους

 

Επικοινωνήστε με έναν εκπρόσωπό μας για να μάθετε περισσότερα για τις λειτουργίες που χρειάζεται η επιχείρησή σας ή ζητήστε προσφορά προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας.

voiceland-cta-button_ΜΙΛΗΣΤΕ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟ

 

Τηλεδιάσκεψη για επιχειρήσεις - Video conference features

Τηλεδιάσκεψη: Ποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες για κάθε επιχείρηση;

Η τηλεδιάσκεψη υπάρχει εδώ και αρκετά χρόνια στον ψηφιακό κόσμο και ήταν πάντα ένα σημαντικό κομμάτι των εταιρειών τεχνολογίας. Με την άνοδο της τηλεργασίας όμως, πλέον δεν υπάρχει καμία αμφιβολία. Το video conferencing είναι σημαντικό για κάθε επαγγελματία.

Η τηλεδιάσκεψη είναι πλέον ένα απαραίτητο εργαλείο για κάθε είδους επιχείρηση και όχι ένα αβαντάζ των λίγων. Με πολλαπλά πλεονεκτήματα που ωφελούν τόσο τις εταιρείες, όσο και τους πελάτες τους, η απόφαση για επαγγελματικά video meetings είναι μια πολύ συχνή επιλογή.

Όμως, για να μπορεί η κάθε διαδικτυακή συνάντηση να είναι πλήρως αποτελεσματική, πρέπει να υπάρχουν και οι απαραίτητες λειτουργίες.

Σε αυτό το άρθρο θα καλύψουμε θέματα που σχετίζονται με αυτό το τόσο χρήσιμο εργαλείο, όπως:

  • Τι είναι τηλεδιάσκεψη
  • Ποια τα οφέλη της
  • Τι λειτουργίες πρέπει να έχει σίγουρα ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης

Τι είναι τηλεδιάσκεψη;


Η τηλεδιάσκεψη (Video Conference) είναι ο πιο διαδεδομένος τύπος διαδικτυακών συναντήσεων. Πρόκειται για μια διαδραστική μορφή επικοινωνίας μεταξύ χρηστών, οι οποίοι συνδέονται ταυτόχρονα σε ένα διαδικτυακό περιβάλλον.

Στον χώρο των επιχειρήσεων, η τηλεδιάσκεψη είναι ένα εργαλείο εσωτερικών συναντήσεων ή και επαγγελματικών ραντεβού με τους πελάτες. Η χρήση τους αυξάνεται κατακόρυφα, όπως συμβαίνει και με την άνοδο της τηλεργασίας.

Διαβάστε περισσότερα για την τηλεργασία και τις ανάγκες που ήρθε να καλύψει για τις απαιτήσεις του σήμερα.

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της είναι ότι οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να είναι στο ίδιο μέρος για να επικοινωνήσουν. Αντ’ αυτού, συναντιούνται «πρόσωπο με πρόσωπο» σε ένα εικονικό δωμάτιο συσκέψεων.

Για να γίνει η τηλεδιάσκεψη, χρειάζεται:

  • Μια σταθερή σύνδεση στο Ίντερνετ
  • Υπολογιστής, κινητό, τάμπλετ, οθόνη (μόνιτορ) ή λάπτοπ
  • Κάμερα
  • Μικρόφωνο
  • Ηχεία ή ακουστικά
  • Video conferencing λογισμικό ή εφαρμογή

Αξίζει να σημειωθεί ότι, σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, η αγορά των συνεργατικών βίντεο, της τεχνολογίας που επιτρέπει σε χρήστες από διαφορετικές τοποθεσίες να πραγματοποιούν ζωντανές κλήσεις ήχου και βίντεο, αναμένεται να φτάσει τα 11,50 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2027. Οι αριθμοί αυτοί υποδεικνύουν πως η χρήση των τηλεδιασκέψεων αναμένεται να αυξηθεί ακόμα περισσότερο, ειδικά με τις νέες 5G ταχύτητες του Ίντερνετ και τα καινούργια εργαλεία που στοχεύουν να διευκολύνουν τις επιχειρήσεις.

Τι οφέλη προσφέρει στις επιχειρήσεις;

Ένα από τα πιο σημαντικά οφέλη είναι ότι μπορεί να προσφέρει -σχεδόν- την ίδια εμπειρία των δια ζώσης συναντήσεων, ενώ οι συμμετέχοντες βρίσκονται στους χώρους τους. Αυτό δίνει στους υπαλλήλους την απαραίτητη ευελιξία και αμεσότητα να μπορούν να επικοινωνούν με συναδέλφους, πελάτες ή εργοδότες, όποτε είναι απαραίτητο, χωρίς να περιορίζονται από τις αποστάσεις.

Πέρα από αυτό, τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα  που προσφέρει η τηλεδιάσκεψη είναι:

  • Μηδενικά κόστη μετακινήσεων
  • Αύξηση παραγωγικότητας
  • Καλύτερος συντονισμός συνάντησης
  • Ενίσχυση επικοινωνίας για όσους δουλεύουν με τηλεργασία

Σημαντικές λειτουργίες για μια αποτελεσματική τηλεδιάσκεψη

Οι βιντεοδιασκέψεις μπορούν να αποβούν εξαιρετικά αποτελεσματικές για την παραγωγικότητα μιας επιχείρησης. Για να μπορούν όμως να αποδώσουν στο έπακρο, πρέπει να υπάρχει και το κατάλληλο λογισμικό.

Οι πιο σημαντικές λειτουργίες που χρειάζονται οι επιχειρήσεις είναι:

  1. Διαμοιρασμός επιφάνειας εργασίας (screen sharing)
  2. Καταγραφή
  3. Live chat
  4. Διαμοιρασμός φακέλων (file sharing)
  5. Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές

Κοινή χρήση οθόνης (screen sharing)

Με το screen sharing, ο κάθε συμμετέχων μπορεί να βλέπει σε πραγματικό χρόνο την επιφάνεια εργασίας του ατόμου που την έχει ενεργοποιήσει. Για επαγγελματικά meeting, πρόκειται για μια ιδανική λειτουργία, αφού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προβληθούν εικόνες, βίντεο, παρουσιάσεις ή έγγραφα.

Σε αρκετές εφαρμογές που υποστηρίζουν τηλεδιάσκεψη, μόνο ο host (ο χρήστης που “οργάνωσε” το meeting) μπορεί να κάνει χρήση κοινής οθόνης. Υπάρχουν και κάποιες που μπορούν να δώσουν το δικαίωμα και σε κάποιον άλλον χρήστη να δείξει την επιφάνεια εργασίας του.

Καταγραφή

Η δυνατότητα καταγραφής της συνάντησης είναι μία λειτουργία που, ομοίως με την ηχογράφηση κλήσης, μπορεί να παραμεριστεί εύκολα. Προσφέρει όμως καίρια πλεονεκτήματα, ειδικά για τις επιχειρήσεις που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο πληροφοριών.

Η καταγραφή του web meeting γίνεται κυρίως για να μπορεί να μελετηθεί σε διαφορετικό χρόνο όλη η πληροφορία που μοιράστηκε. Συμβαίνει επίσης, για λόγους νομιμότητας, για να υπάρχει σε ένα σημείο όλη η πληροφορία και για να είναι διαθέσιμη για όποιον δεν κατάφερε να παρευρεθεί.

Επί προσθέτως, είναι χρήσιμη λειτουργία για την τηλεδιάσκεψη, γιατί με μια δεύτερη αναθεώρηση, ανακτώνται λεπτομέρειες που μπορεί εξαρχής να χάθηκαν. Τέλος, γλιτώνει πολύ χρόνο για να κοινοποιηθούν πληροφορίες σε συναδέλφους που δεν είχαν λόγο να παρευρίσκονται, αλλά χρειάζονται τις πληροφορίες.

Σημαντικό πλεονέκτημα δίνουν εδώ οι Cloud λύσεις επικοινωνίας, όπως τo Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο της VOICELAND, όπου δεν υπάρχει περιορισμός σχετικά με το μέγεθος της καταγραφής.

Μάλιστα, η 3CX Cloud PBX εφαρμογή που προσφέρουμε στην VOICELAND, η καταγραφή είναι εύκολη και άμεση. Με το πάτημα ενός κουμπιού αρχίζετε ή σταματάτε την καταγραφή. Μετά το τέλος της τηλεδιάσκεψης, η καταγραφή θα έρθει στο e-mail σας, απ’ όπου μπορείτε να την κατεβάσετε.

voiceland-cta-button_ΖΗΤΗΣΤΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑ  

Live chat

Το live chatbox δίνει την ευκαιρία σε όποιον θέλει, να ρωτήσει, να γράψει κάποια σημείωση ή να στείλει κάποιον σύνδεσμο, χωρίς να διακόψει την παρουσίαση.

Οι περισσότερες εφαρμογές που διαθέτουν λειτουργία web conference, διαθέτουν και ιδιωτικές συνομιλίες, ενώ κάποιες μπορούν και να αποθηκεύσουν τις συνομιλίες του chat.

Διαμοιρασμός φακέλων (file sharing)

Η δυνατότητα να μπορούν όλοι να μοιραστούν αρχεία και φακέλους. Σχετικά με αυτήν τη λειτουργία, όσο περισσότερο αξιόπιστος είναι ο πάροχος της εφαρμογής ή της VoIP τηλεφωνίας, τόσο πιο ασφαλή είναι και τα δεδομένα που θα διαμοιραστούν.

Μάθετε τα πάντα για την VoIP τηλεφωνία: Τι είναι, πώς λειτουργεί και πόσο κοστίζει.

Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές

Πλέον, όλο και περισσότερες εφαρμογές διαθέτουν τη λειτουργία της διασύνδεσης (integration) με άλλες εφαρμογές. Έτσι ώστε να είναι ακόμα πιο αποτελεσματικές και να προωθούν σημαντικά την παραγωγικότητα μέσω αυτοματισμών.

Για την τηλεδιάσκεψη, ορισμένες εφαρμογές μπορούν να συνδεθούν με ημερολόγια, CRM, email marketing πλατφόρμες ή ακόμα και lead generation εργαλεία.

 

Με την VoIP τηλεφωνία και τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα, οι τηλεδιασκέψεις είναι ένα από τα πιο καίρια κι εύχρηστα εργαλεία για τις επιχειρήσεις. Ειδικά για όσες λειτουργούν με τηλεργασία. Ή για όσες διαθέτουν εργατικό δυναμικό εκτός γραφείου.

Με την 3CX εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου που προσφέρει η VOICELAND, μπορείτε να οργανώσετε video conference απ’ όπου κι αν βρίσκεστε. Επίσης, απολαμβάνετε ακόμα περισσότερα οφέλη και διευκολύνσεις, όπως:

  • Πλήρης διασύνδεση μέσω 3CX Web Client και των εφαρμογών για κινητά.
  • Οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να έχουν κάποια εφαρμογή ή λογαριασμό. Μπορούν να συνδεθούν απλά μέσω browser.
  • Υψηλή ποιότητα κλήσης, βίντεο και ήχου.
  • Ηλεκτρονικοί πίνακες για ακόμα μεγαλύτερη διάδραση.
  • Εύκολη διαχείριση συμμετεχόντων και ρυθμίσεων.
  • Απεριόριστη διάρκεια συνάντησης, ακόμα και κατά τη δωρεάν δοκιμή.

 

Μην χάνετε χρόνο, εκμεταλλευτείτε στο έπακρο τις τηλεδιασκέψεις και αναβαθμίστε την επικοινωνία σας. Επικοινωνήστε σήμερα με έναν εκπρόσωπό μας.

 

voiceland-cta-button_ΜΙΛΗΣΤΕ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟ

 

Καταγραφή και ηχογράφηση κλήσης

Καταγραφή & ηχογράφηση κλήσης: 6 τρόποι που θα βοηθήσει την επιχείρησή σας

Η καταγραφή και ηχογράφηση κλήσης είναι μια λειτουργία που συχνά παραβλέπεται. Αν και μπορεί να ωφελήσει με πάρα πολλούς τρόπους μια επιχείρηση, ωστόσο οι εταιρείες μερικές φορές παραβλέπουν τη σημασία της, χωρίς να αναλογίζονται πώς μπορούν να τη μεταμορφώσουν σε ένα πολύ δυνατό εργαλείο υπέρ τους.

Στην VOICELAND πολύ συχνά ακούμε από επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και τομέα, πόσο δύσκολο είναι να “μανατζάρουν” τον όγκο πληροφορίας που δέχονται από τους πελάτες τους, αλλά και πόσο πολύπλοκος γίνεται ο έλεγχος της επικοινωνίας των υπαλλήλων.

Αυτό είναι απόλυτα λογικό, καθώς όσο μεγαλώνει μια εταιρεία, τόσο μεγαλώνει το προσωπικό, το πελατολόγιο και φυσικά οι καθημερινές απαιτήσεις. Η ηχογράφηση κλήσεων ή η καταγραφή συνομιλιών μπορεί εξαρχής να ακούγεται ιδιαίτερη επιλογή. Είναι σημαντικό να την εκλάβετε, όχι ως εργαλείο ελέγχου, αλλά ως βοηθητικό εργαλείο βελτιστοποίησης. Γι’ αυτό ετοιμάσαμε αυτό το άρθρο που θα σας δείξει πώς μπορεί να ωφελήσει την επιχείρησή σας.

 

6 τρόποι που η ηχογράφηση κλήσης μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις

Ένα πολύ μεγάλο πλεονέκτημα της καταγραφής κλήσεων είναι ότι απευθύνεται σε κάθε είδους επιχείρηση, B2B ή B2C και ανεξάρτητα από το μέγεθός της. Είτε πρόκειται για ξενοδοχειακή μονάδα, για μεσιτικό γραφείο, ναυτιλιακή, e-shop, ακόμα και start-up, οι ηχογραφημένες συνομιλίες δημιουργούν εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να χρησιμοποιηθούν για καλύτερη marketing στρατηγική, για ανάπτυξη μέσα από σχόλια πελατών, ως αποδεικτικά και ως πηγή καλύτερης κατανόησης του πελάτη.

Ας τα δούμε όμως πιο συγκεκριμένα. Η καταγραφή/ηχογράφηση κλήσης βοηθάει με τους εξής τρόπους:

  1. Η πληροφορία δεν χάνεται
  2. Το προσωπικό εκπαιδεύεται συνέχεια
  3. Γνωρίζετε τους πελάτες σας καλύτερα
  4. Είστε νόμιμοι και ασφαλείς
  5. Δεν χάνεται χρόνος στην ενημέρωση
  6. Εντοπίζετε πιθανά προβλήματα

 

Καταγραφή πληροφορίας που ξεχάστηκε ή χάθηκε

Η ηχογράφηση κλήσεων είναι η λύση στην πολλή πληροφορία που λαμβάνουν οι υπάλληλοι των επιχειρήσεων κατά την επικοινωνία τους με τους πελάτες.

Σε ένα επαγγελματικό meeting μέσω εργαλείων τηλεδιάσκεψης ή σε ένα σημαντικό τηλεφώνημα, είναι πολύ σημαντικό ο πελάτης να νιώθει ότι έχει ακουστεί και πολλές φορές πολύ δύσκολο για τον υπάλληλο να έχει ακούσει όντως όλα όσα χρειάζεται. Σε αυτό βέβαια βοηθάει πολύ αν κάποιος κρατάει σημειώσεις, αλλά αυτό παράλληλα αποσπά και την προσοχή. Επίσης, μπορεί ο πελάτης να μιλάει γρήγορα, να έχει έντονη προφορά ή να υπάρχει θόρυβος.

Φυσικά, είναι πολύ σημαντικό να ζητείται επεξήγηση. Όμως, το γεγονός ότι όλη αυτή η πληροφορία της συνάντησης έχει καταγραφεί και είναι προσβάσιμη για επαναλήψεις ανά πάσα ώρα και στιγμή, σας εξασφαλίζει ότι δεν έχετε χάσει κάτι σημαντικό και πως η προσοχή σας ήταν στραμμένη στον πελάτη.

 

Εκπαίδευση προσωπικού

Όταν μια επιχείρηση μεγαλώνει ή έχει στόχο να μεγαλώσει, το τηλεφωνικό της κέντρο αρχίζει να “πιάνει φωτιά”. Ένας manager όμως δεν μπορεί να παρακολουθεί ταυτόχρονα τη συζήτηση κάθε υπαλλήλου με έναν υπάρχων ή ακόμα και δυνητικό πελάτη.

Τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα μπορούν να δώσουν τη λύση με την ηχογράφηση κλήσης, αφού έτσι, υπάρχουν διαθέσιμες οι συνομιλίες και μπορείτε να δείτε πώς η ομάδα σας συμπεριφέρεται σε ένα πρόβλημα, σε μία πώληση ή στο customer feedback. Κάτι που, δεν έχει εφαρμογή μόνο στην υπάρχουσα ομάδα, αλλά και σε νέο προσωπικό που πρέπει να εκπαιδευτεί.

Όταν ηχογραφείτε συνομιλίες μπορείτε στη συνέχεια να τις ακούσετε και να σιγουρευτείτε πως οι αντιπρόσωποί σας είναι ευγενικοί, φιλικοί και έχουν αναφέρει όσα πρέπει. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορέσετε να τους βοηθήσετε να αποκτήσουν μια ουσιαστική επαγγελματική σχέση με τον πελάτη τους.

Μάλιστα, στην VOICELAND με το Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο της 3CX, εκτός από την καταγραφή κλήσεων, έχετε και τη δυνατότητα με το Real Time Status, να βλέπετε ποιες συνομιλίες πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο.

Η καταγραφή συνομιλιών εξοικονομεί χρόνο και δίνει τη δυνατότητα για καλύτερη εκπαίδευση με βάση τις ανάγκες των πελατών, της αγοράς και της ίδιας της επιχείρησης.

 

Καλύτερη γνώση των πελατών

Ακούγοντας τις ηχογραφημένες συνομιλίες, η ομάδα σας μπορεί να κατανοήσει πολύ πιο βαθιά τον πελάτη, ή ακόμα και τον πελάτη του πελάτη σας, όπως συμβαίνει στις B2B επιχειρήσεις.

Έχοντας πρόσβαση σε τέτοια πληροφορία, μπορείτε να εντοπίσετε πολύ πιο ξεκάθαρα και άμεσα τα χαρακτηριστικά των ανθρώπων που θέλουν να αγοράσουν το προϊόν ή την υπηρεσία σας. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε το κατάλληλο υλικό για να σχεδιάσετε marketing καμπάνιες και στρατηγικές που θα στοχεύουν στο πρόβλημα του πελάτη και θα προτείνουν την επιχείρησή σας ως τη λύση.

 

Ηχογράφηση κλήσης & Νομιμότητα

Στο κομμάτι της νομιμότητας, πρέπει να γνωρίζετε ότι είναι απόλυτα νόμιμες όταν όλοι οι παρευρισκόμενοι της συνάντησης γνωρίζουν και αποδέχονται ότι η κλήση θα καταγραφεί.

Πέραν τούτου, υπάρχουν αρκετοί τρόποι που η καταγραφή ή ηχογράφηση κλήσης μπορεί να σας κρατήσει ασφαλείς. Για παράδειγμα, πολλές συμφωνίες κλείνονται προφορικά στα αρχικά τους στάδια. Ή κάποιος πελάτης μπορεί να ξεχάσει τι είχε ζητήσε. Στον χώρο των δικηγορικών γραφείων ή των φαρμακευτικών εταιρειών, υπάρχουν πολύ συγκεκριμένοι κανόνες επικοινωνίας.

Η καταγραφή κλήσεων και η αποθήκευσή τους, σας βοηθά ώστε οι  διαφορές σας να λυθούν άμεσα, η υπεράσπισή σας να είναι ακλόνητη και πως οι υπάλληλοι ακολουθούν τις διαδικασίες συμμόρφωσης που ενδεχομένως να έχει θεσπίσει η επιχείρησή σας.

Infographic για ηχογράφηση κλήσης

Πηγή: Telemessage

 

Ενημέρωση συναδέλφων ή ομάδας

Ένα ακόμα σημαντικό πλεονέκτημα με την ηχογράφηση, είναι ότι όλη αυτή η πληροφορία είναι αποθηκευμένη και προσβάσιμη. Είναι πάντα εκεί, ακόμα κι αν ανησυχείτε ότι σας έχει διαφύγει ή έχετε ξεχάσει κάτι.

Σε πολλές εταιρείες, είναι συγκεκριμένα τα τμήματα που έρχονται σε επικοινωνία με τον πελάτη. Μπορεί να είναι το τμήμα των πωλήσεων, μπορεί να είναι το τμήμα της εξυπηρέτησης, των Account Manager, των Team Manager κ.ο.κ.

Με την καταγραφή συνομιλιών, κάθε επιμέρους τμήμα που δεν έχει έρθει σε επαφή με τον πελάτη μπορεί να το κατανοήσει εις βάθος, και να ενημερωθεί πλήρως για τις ανάγκες του και τους στόχους του. Μπορεί επίσης ο κάθε επικεφαλής τμήματος να αναλάβει να καταγράψει σε συνοπτικές σημειώσεις και bullets, τα πιο σημαντικά. Πρόκειται για μία πολύ ουσιώδη εξοικονόμηση χρόνου, ενώ μειώνεται και η πιθανότητα για τυχόν λάθη ή παρερμηνείες.

 

Εντοπισμός προβλημάτων

Αν η τηλεφωνική επικοινωνία είναι ένα σημαντικό κομμάτι της επιχείρησής σας, τότε θα γνωρίζετε πόσο σημαντικά είναι τα τμήματα της εξυπηρέτησης και των πωλήσεων.

Με την ηχογράφηση κλήσης, έχετε τη δυνατότητα να εντοπίσετε γρήγορα ποιες διαδικασίες και επικοινωνιακές προσεγγίσεις είναι προβληματικές. Για παράδειγμα, μπορείτε να μάθετε πότε και γιατί ένας πελάτης εν τέλει δεν σας προτιμάει. Ή μπορείτε να δείτε με ποιον τρόπο εξυπηρετήθηκε.

Επίσης, οι καταγραφές αυτές περιλαμβάνουν όλα τα προβλήματα που έχουν οι ενδιαφερόμενοι και πώς η δική σας εταιρεία μπορεί να τους βοηθήσει. Η εντόπιση ενός προβλήματος, είτε δικό σας είτε όχι, είναι το πιο σημαντικό βήμα για την βελτίωση και την εξέλιξη.

Μάθετε για την εκτροπή κλήσης, ακόμα ένα χρήσιμο εργαλείο των επιχειρήσεων, και πώς διαφοροποιείται στα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα.

Infographic για ηχογράφηση κλήσης

Πηγή: Hubspot

Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα – Η λύση στην καταγραφή και ηχογράφηση κλήσεων

voiceland-cta-button_ΜΙΛΗΣΤΕ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟ

Τα cloud τηλεφωνικά κέντρα προσφέρουν ευέλικτες λύσεις επικοινωνίας και λειτουργίες που κάθε σύγχρονη επιχείρηση έχει πλέον ανάγκη, και όχι μόνο ηχογράφηση κλήσης.

Δεν χρειάζεται εξοπλισμός, άρα ούτε κόστη συντήρησης και αγοράς. Είναι επίσης η πιο δημοφιλής επιλογή του σήμερα, γιατί αυτήν τη λειτουργία μπορεί να τη χρησιμοποιήσει κάθε επαγγελματίας, όπου κι αν βρίσκεται.

Επί προσθέτως, επειδή η πληροφορία αποθηκεύεται προσωρινά στο Cloud, σε servers που σας δίνει ο πάροχος της τηλεφωνίας σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το πόσα άτομα ταυτόχρονα μπορούν να ηχογραφούν ή πόσο αποθηκευτικός χώρος χρειάζεται να έχετε.

Στην VOICELAND, Νο.1 πάροχος VoIP τηλεφωνίας στην Ελλάδα, με την 3CX εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου, η καταγραφή είναι απλή, καθόλου χρονοβόρα και απόλυτα αποτελεσματική.

Δείτε γιατί η 3CX είναι η απόλυτη λύση των Cloud PBX.

Πώς γίνεται;

Την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της καταγραφής κλήσεων την αναλαμβάνει ο admin και όχι οι χρήστες. Όμως, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε είτε ποιου εσωτερικού (ποιο extension δηλαδή) οι εισερχόμενες κλήσεις θέλετε να καταγράφετε, είτε αν θέλετε να καταγράφονται οι κλήσεις εντός εταιρείας (εσωτερικές). Η διαδικασία είναι αρκετά απλή και έχετε να επιλέξετε ανάμεσα σε αρκετές επιλογές. Τις επιλογές αυτές θα σας τις δώσει ο πάροχος VoIP τηλεφωνίας σας, ο οποίος θα μπορεί άμεσα να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει μέσα από το management console της 3CX τη λειουργία της ηχογράφησης και των επιλογών της.

Αν δεν μιλάτε στο τηλέφωνο και θέλετε να καταγράψετε την τηλεδιάσκεψή σας, το μόνο που έχετε να κάνετε κατά τη διάρκεια του web conference call, είναι να πατήσετε το κόκκινο κουμπί του REC. Όταν η συνάντησή σας ολοκληρωθεί, θα σας αποσταλεί προσωποποιημένο email, όπου θα έχετε τη δυνατότητα να κατεβάσετε όλη τη συνομιλία πατώντας το σχετικό link. Είστε πλέον έτοιμοι για να την εκμεταλλευτείτε στο έπακρο!

Ξεχάστε τα χρονοβόρα briefing, την πληροφορία που κανείς δεν ξέρει τι απέγινε και τα άδικα παράπονα. Μπείτε στον κόσμο της σύγχρονης τηλεφωνίας με την VoIP και τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα, και αρχίστε να εκμεταλλεύεστε τις πολλαπλές λειτουργίες τους, όπως η ηχογράφηση κλήσης.

Ζητήστε σήμερα προσφορά προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας!

voiceland-cta-button_ΖΗΤΗΣΤΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑ

Τι αλλάζει με την εκτροπή κλήσης στα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα;

Εκτροπή κλήσης: Ποια είναι η βασική διαφορά στα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα; Πώς μπορούν να επωφεληθούν οι επιχειρήσεις; Η VOICELAND απαντά.

Ως ιδιοκτήτης ή επικεφαλής μιας επιχείρησης, θα γνωρίζετε πολύ καλά την αξία και τη δύναμη της εξυπηρέτησης πελατών. Αυτή είναι που θα κάνει μια εταιρεία να ξεχωρίσει από το πλήθος και που θα έχει άμεσα τεράστιο αντίκτυπο στις πωλήσεις.

Στο κομμάτι της τηλεφωνικής επικοινωνίας και κατά συνέπεια της εξυπηρέτησης, η εκτροπή κλήσεων είναι μία από τις πιο δυνατές λειτουργίες που βοηθά τις επιχειρήσεις να δίνουν πάντα το παρόν και να είναι διαθέσιμες. Είναι η υπηρεσία η οποία δίνει τη δυνατότητα σε κάθε ενδιαφερόμενο ή πιθανό πελάτη να επικοινωνήσει με την εταιρεία κάθε φορά που το χρειάζεται.

 

Τι αλλάζει όμως με την εκτροπή κλήσης στα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα;

Για να απαντήσουμε σε αυτό το ερώτημα, πρέπει πρώτα να ξεκαθαρίσουμε ποια είναι η βασική διαφορά σε ένα Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο και σε ένα παραδοσιακό.

Όπως έχουμε αναφέρει και στον οδηγό για τα τηλεφωνικά κέντρα (γνωστά και ως PBX), το τηλεφωνικό κέντρο είναι το σύστημα που χρησιμοποιεί μια εταιρεία για να διαχειρίζεται τις κλήσεις της και γενικά όλο τον όγκο των τηλεφωνικό της γραμμών, είτε πρόκειται για εσωτερικές κλήσεις μεταξύ των υπαλλήλων, είτε εξωτερικές.

Το παραδοσιακό τηλεφωνικό κέντρο λοιπόν, το οποίο τείνει να εξαλειφθεί με την άνοδο της VoIP τηλεφωνίας, συνδέει όλες τις επεκτάσεις (extensions) με το δημόσιο τηλεφωνικό δίκτυο μέσα από αναλογικές ή ψηφιακές γραμμές (PTSN ή ISDN). Tα Cloud PBX χρησιμοποιούν την IP για να πραγματοποιούν τις κλήσεις. Χρησιμοποιούν δηλαδή την τηλεφωνία μέσω διαδικτύου (VoIP), το οποίο με τη σειρά του επιφέρει πολλαπλά οφέλη και φυσικά, σημαντικές μειώσεις στα κόστη.

Σε ένα παραδοσιακό PBX η εκτροπή κλήσης χρειάζεται έτσι ώστε όταν ένας υπάλληλος δεν είναι στο γραφείο του, να μπορεί να μεταφέρει το σταθερό αριθμό της εργασίας του ώστε να μπορεί να λαμβάνει τις κλήσεις και από κάπου αλλού (π.χ. στο κινητό του).

Στα cloud τηλεφωνικά συστήματα, αυτό δεν χρειάζεται. Γιατί ένα από τα μοναδικά προτερήματά τους είναι η ευκινησία (mobility), η δυνατότητα που επιτρέπει στους επαγγελματίες να έχουν ουσιαστικά πάντα μαζί τους τον τηλεφωνικό αριθμό της δουλειάς τους, όπου κι αν βρίσκονται. Ουσιαστικά, το μόνο που χρειάζονται είναι μια συσκευή που να έχει πρόσβαση στο ίντερνετ. Άρα, μπορούν να είναι πάντα διαθέσιμοι, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους και του γραφείου τους.

voiceland-cta-button_ΖΗΤΗΣΤΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑ

Πώς χρησιμοποιείται τότε η εκτροπή κλήσης στα Cloud PBX;

Χρησιμοποιείται όταν ένας υπάλληλος δεν είναι διαθέσιμος να λάβει οποιαδήποτε κλήση. Αυτό δεν σχετίζεται όμως με το πού βρίσκεται. Το γεγονός ότι έχει τον επαγγελματικό του αριθμό όπου κι αν βρίσκεται, δεν σημαίνει απαραίτητα ότι είναι διαθέσιμος. Αν είναι σε ένα εσωτερικό meeting για παράδειγμα, σε μια συνάντηση με έναν πελάτη ή σε άδεια, δεν είναι θεμιτό να λάβει κλήσεις, ούτε να εξυπηρετήσει.

Αυτό σημαίνει ότι ακόμα έχει ανάγκη τη λειτουργία της εκτροπής ή προώθησης κλήσεων. Χρειάζεται να μπορεί να μεταφέρει άμεσα και γρήγορα μια εισερχόμενη κλήση.

3CX app - user status

 

Γι’ αυτόν τον λόγο, κάθε εξελιγμένη εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου, όπως αυτή του 3CX που παρέχει η VOICELAND, διαθέτει αυτήν τη λειτουργία, στην οποία ο εργαζόμενος ορίζει σε ποιο εσωτερικό ή άλλο αριθμό θέλει να πηγαίνουν οι κλήσεις του. Μάλιστα, μέσω της εφαρμογής της 3CX μπορούν να δρομολογούνται οι κλήσεις όπου χρειάζεται, ανάλογα με το στάτους (π.χ. Away, Do Not Disturb) με μόνο ένα κλικ. Αυτό σημαίνει ότι κάθε χρήστης μπορεί να αλλάζει την εκτροπή κλήσης του (ή την προώθηση), απλά αλλάζοντας το στάτους του.

 

Μάθετε περισσότερα για την 3CX, το απόλυτο Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο από την VOICELAND για τους επαγγελματίες.

 

Οφέλη εκτροπής κλήσεων

  • Απαντάται κάθε κλήση, ανεξάρτητα από τη διαθεσιμότητα του υπαλλήλου.
  • Ανάλογα με την εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου, η ενεργοποίηση και απενεργοποίηση της εκτροπής γίνεται εύκολα και γρήγορα.
  • Οι επιλογές είναι πάρα πολλές (εκτροπή για έναν συγκεκριμένο τηλεφωνικό αριθμό ή συγκεκριμένο όγκο κλήσεων).
  • Κάθε χρήστης μπορεί να αλλάξει τις ρυθμίσεις της εκτροπής μόνος του, χωρίς να χρειαστεί κάποιον διαχειριστή (admin).
  • Κάθε χρήστης μπορεί να δημιουργήσει προγράμματα προώθησης με βάση τις ανάγκες του, όπως ενεργοποίηση εκτροπής ανάλογα με τις εργάσιμες ώρες ή ανάλογα με την αναγνώριση κλήσεων.
  • Εκμεταλλεύοντας την εκτροπή στο έπακρο, οι επιχειρήσεις μπορούν να είναι διαθέσιμες μέχρι και 24/7, ενισχύοντας σημαντικά την εξυπηρέτηση πελατών.

 

Επιλέγοντας την VOICELAND ως τον τηλεφωνικό σας πάροχο και του Cloud Τηλεφωνικού σας Κέντρου, εξασφαλίζεται για την επιχείρησή σας μια μεγάλη ποικιλία από λειτουργίες που μοναδικό στόχο έχουν την καλύτερη απόδοση της εταιρείας. Με την εφαρμογή 3CX που σας παρέχει η VOICELAND, ως ο πρώτος πανελλαδικά Platinum Partner, κάθε επιχείρηση μπορεί να χτίσει τις δικές της ενοποιημένες επικοινωνίες, χωρίς περιορισμούς. Μπορείτε έτσι να:

 

  • Διαχειριστείτε μεγάλο όγκο κλήσεων.
  • Εκμεταλλευτείτε την εκτροπή κλήσης με custom λύσεις που η VOICELAND μπορεί να σας προσφέρει.
  • Βελτιστοποιήσετε την εξυπηρέτηση των πελατών σας.
  • Καταγράψετε τις κλήσεις που χρειάζεστε περισσότερο.
  • Λαμβάνετε φωνητικό ταχυδρομείο (Voicemail).
  • Μειώσετε σημαντικά τα κόστη της επικοινωνίας.
  • Εκμεταλλευτείτε κι άλλες λειτουργίες που προορίζονται για τις επιχειρήσεις, όπως οι τηλεδιασκέψεις* και τα virtual meeting rooms.
  • Παραμείνει η επιχείρηση πλήρως παραγωγική, ακόμα και στην τηλεργασία (remote working).
  • Επωφεληθείτε από τις χαμηλές χρεώσεις της VOICELAND (δείτε τις χρεώσεις).

 

Επικοινωνήστε με έναν εκπρόσωπο αν θέλετε να αρχίσετε να επωφελείστε πλήρως από την εκτροπή κλήσης.

Ζητήστε σήμερα προσφορά Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου προσαρμοσμένη στις ανάγκες της επιχείρησής σας!

voiceland-cta-button_ΜΙΛΗΣΤΕ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟ

VoIP τηλεφωνία

Τι είναι η VoIP τηλεφωνία, πώς λειτουργεί, πόσο κοστίζει ;

Μπορεί να μην έχετε ακούσει για την VoIP τηλεφωνία, αλλά είναι πιθανό να την έχετε χρησιμοποιήσει χωρίς να το γνωρίζετε. Πολλές δημοφιλείς εφαρμογές όπως το Facebook Messenger, το Skype ή το Viber χρησιμοποιούν αυτή την τεχνολογία για να πραγματοποιούν οι χρήστες φωνητικές κλήσεις.

Τα οφέλη για μια επιχείρηση είναι πολλά και θα τα δούμε αναλυτικά σε αυτό το άρθρο.

Τι είναι η VoIP τηλεφωνία ;

Ο όρος VoIP είναι το ακρωνύμιο του Voice over Internet Protocol  (voice over ip) ή με πιο συνηθισμένους όρους, τηλεφωνία μέσω Διαδικτύου, IP τηλεφωνία, ευρυζωνική τηλεφωνία.

Σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε και να λαμβάνετε τηλεφωνικές κλήσεις απευθείας από υπολογιστή, τηλεφωνικές συσκευές, ακόμα και από το κινητό σας μέσω του Διαδικτύου ή ενός δικτύου (3G/4G/5G) χρησιμοποιώντας το τηλεφωνικό νούμερο που ήδη διαθέτετε.

Ένας εύκολος τρόπος για να καταλάβετε είναι να το σκεφτείτε ως εξής:

Παραδοσιακές τηλεφωνικές γραμμές = Αναλογικός τρόπος επικοινωνίας

VoIP = Ψηφιακός τρόπος επικοινωνίας

Η τηλεφωνία VoIP μπορεί να προσφέρει μια σύγχρονη σειρά διαφορετικών δυνατοτήτων που ενδέχεται να μην διαθέτει η τρέχουσα τηλεφωνική σας υπηρεσία και συνιστάται για επιχειρήσεις που θέλουν να εξοικονομήσουν χρήματα στο λογαριασμό τους και αναζητούν καλύτερη ποιότητα υπηρεσιών προς τους πελάτες τους. Διαβάστε τα 5+1 Σημεία υπεροχής VoIP vs Συμβατική τηλεφωνία

Πώς λειτουργεί η VoIP;

Για τηλεφωνικές κλήσεις, η συνομιλία ανταλλάσσεται χρησιμοποιώντας μικρά πακέτα δεδομένων. Το διαδίκτυο μπορεί να στείλει αυτά τα πακέτα δεδομένων σε όλο τον κόσμο σε λιγότερο από ένα δευτερόλεπτο.

Ουσιαστικά έχουμε τα 4 παρακάτω βήματα:
  1. Το τηλέφωνό σας συνδέεται στο διαδίκτυο.
  2. Όταν καλείτε έναν αριθμό τηλεφώνου, το τηλέφωνο IP σας ενημερώνει τον πάροχο υπηρεσιών VoIP να καλέσει το άλλο μέρος.
  3. Η υπηρεσία VoIP πραγματοποιεί την κλήση και ανταλλάσσει πακέτα δεδομένων από το τηλέφωνο IP σας.
  4. Το τηλέφωνό σας VoIP μετατρέπει αυτά τα ψηφιακά σήματα στον ήχο που μπορείτε να ακούσετε.

Η VoIP παρακάμπτει εντελώς την τηλεφωνική εταιρεία. Όπου κι αν είστε, αρκεί μια σύνδεση στο διαδίκτυο για να χρησιμοποιήσετε την VoIP τηλεφωνία.

ebook-voiceland.gr

Τι είδους εξοπλισμό χρειάζεται μια επιχείρηση για την VoIP τηλεφωνία;

Το μόνο που χρειάζεστε για να πραγματοποιήσετε μια κλήση είναι μια σύνδεση στο διαδίκτυο και μία ή και περισσότερες από τις παρακάτω συσκευές:

Μια τηλεφωνική συσκευή. Αυτή μπορεί να συνδεθεί στο σύστημα VoIP χρησιμοποιώντας ένα ATA (αναλογικό προσαρμογέα τηλεφώνου) που δίνει μια διεύθυνση IP . Ουσιαστικά, απλώς συνδέετε το τηλέφωνό σας στο ATA αντί για απευθείας στην πρίζα.

Ένα ειδικό τηλέφωνο IP. Αυτό μοιάζει και λειτουργεί σαν ένα κανονικό τηλέφωνο. Έχει ένα ακουστικό με κουμπιά που τοποθετείται σε μια βάση φόρτισης.

Ωστόσο, αντί για την υποδοχή τηλεφώνου RJ-11, το τηλέφωνο IP διαθέτει υποδοχή RJ-45. Αυτό σημαίνει ότι συνδέεται σε μια θύρα ethernet του δρομολογητή σας και όχι σε μια σύνδεση τηλεφώνου (δείτε περισσότερα εδώ).

Ο υπολογιστής σου. Θα χρειαστείτε μια εφαρμογή που σας επιτρέπει να πραγματοποιείτε κλήσεις μέσω VoIP. Αυτό μερικές φορές ονομάζεται «softphone». Φυσικά, θα χρειαστείτε επίσης μια κάρτα ήχου συν ένα ακουστικό ή ένα μικρόφωνο και ηχεία.

Θα χρειαστείτε επίσης σύνδεση στο διαδίκτυο, είτε μέσω ethernet είτε μέσω wifi. Οι περισσότερες γνωστές εταιρείες  διαθέτουν εφαρμογές για Windows και Mac.

Το κινητό σας τηλέφωνο. Και πάλι, θα χρειαστείτε τη σωστή εφαρμογή και μια σύνδεση Wi-Fi. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε ένα πρόγραμμα δεδομένων κινητής τηλεφωνίας με ταχύτητες 4G ή υψηλότερες. Οι περισσότερες εφαρμογές VoIP θα λειτουργούν σε όλα τα έξυπνα τηλέφωνα, όπως κινητές συσκευές Android και Apple iPhone (iOS).

 

Είναι εύκολο να χρησιμοποιήσετε την VoIP;

Η αλήθεια είναι ότι η VoIP είναι εύκολο να ρυθμιστεί και να χρησιμοποιηθεί για καθημερινές προσωπικές και επαγγελματικές κλήσεις. Εφόσον έχετε ενεργή σύνδεση στο διαδίκτυο, μπορείτε να απολαύσετε τις κλήσεις μέσω αυτού.

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την υπηρεσία VoIP για να καλέσετε οποιονδήποτε χρησιμοποιεί τηλεφωνικές εταιρείες όπως ΟΤΕ, Vodafone κ.λπ. Δεν θα γνωρίζουν καν τη διαφορά, εκτός από τη βελτιωμένη ποιότητα κλήσεων.

Όσον αφορά την εγκατάσταση, δεν χρειάζεται να κάνετε κάτι τεχνικό. Εάν μπορείτε να συνδέσετε ένα καλώδιο τροφοδοσίας στον τοίχο και ένα καλώδιο δικτύου στο τηλέφωνό σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την VoIP.

Είναι ακόμη πιο εύκολο να χρησιμοποιήσετε την τηλεφωνική υπηρεσία VoIP στο iPhone ή στο Android σας. Κατεβάστε μια δωρεάν εφαρμογή VoIP, συνδεθείτε και είστε έτοιμοι να πραγματοποιήσετε κλήσεις χρησιμοποιώντας την σύγχρονη αυτή τεχνολογία.

voiceland-cta-button_ΜΙΛΗΣΤΕ ΜΕ ΕΝΑΝ ΕΚΠΡΟΣΩΠΟ

Πλεονεκτήματα VoIP τηλεφωνίας

Μειωμένο Κόστος Επικοινωνίας

Ένα από τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα με την VoIP τηλεφωνία είναι ότι έχετε χαμηλότερο μηνιαίο κόστος, τόσο σε εγχώριες, όσο και σε διεθνείς κλήσεις. Τα τηλέφωνα VoIP μπορούν να χειριστούν πολλές “γραμμές” ταυτόχρονα, να εγκατασταθούν σε χρόνο μηδέν και κοστίζουν λιγότερο επειδή η τεχνολογία εκμεταλλεύεται τις δυνατότητες του διαδικτύου.

Πολλές επιχειρήσεις έχουν πραγματοποιήσει σημαντική εξοικονόμηση και έχουν καταφέρει μείωσε στους λογαριασμούς του τηλεφώνου τους έως και 60%.

Μπορείτε να προμηθευτείτε το τηλεφωνικό σας κέντρο & απεριόριστα κανάλια φωνής με μόλις 50€/χρόνο.

Επεκτασιμότητα

Καθώς οι επιχειρήσεις αναπτύσσονται και προσθέτουν υπαλλήλους, η προσθήκη επιπλέον γραμμών VoIP είναι εξαιρετικά απλή. Ένα σταθερό τηλεφωνικό σύστημα θα απαιτούσε να καλέσετε τον παροχέα σας, να ορίσετε χρόνο για να προσθέσουν γραμμές στο γραφείο και να αγοράσετε νέο υλικό. Η VoIP επιτρέπει στις επιχειρήσεις να συνδυάζουν τα τηλεφωνικά συστήματα πολλαπλών γραφείων ενός οργανισμού σε ένα μόνο σύστημα.

Απομακρυσμένη εργασία & τηλεδιάσκεψη

Με την VoIP τηλεφωνία, δεν χρειάζεται να βρίσκεστε στο γραφείο, στις εγκαταστάσεις για να λαμβάνετε τηλεφωνικές κλήσεις. Μπορείτε να λαμβάνετε εισερχόμενες κλήσεις από οπουδήποτε χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή στο τηλέφωνο, το tablet ή τον φορητό υπολογιστή σας.

Αυτό είναι ένα μεγάλο πλεονέκτημα για ομάδες που εργάζονται εξ αποστάσεως ή ταξιδεύουν συχνά.

Επιπλέον, δίνει τη δυνατότητα για web meetings για να έχετε εξ αποστάσεως επικοινωνία με τους υπαλλήλους σας όταν αυτό απαιτείται. Δείτε τα 4+1 εργαλεία τηλεργασίας που χρειάζονται οι επιχειρήσεις σήμερα.

Εξοικονόμηση σε ξεπερασμένα τηλεφωνικά συστήματα: 

Η παραδοσιακή σταθερή τηλεφωνική υπηρεσία απαιτεί δαπανηρή συντήρηση εξοπλισμού επί τόπου και απαιτούνται αναβαθμίσεις εξοπλισμού για να αυξηθεί ο αριθμός των διαθέσιμων γραμμών. Αυτή η συντήρηση εξαλείφεται με την VoIP επειδή χρησιμοποιεί το υπάρχον τοπικό δίκτυο της τοποθεσίας.

Χρησιμοποιώντας την τηλεφωνία VoIP, μπορείτε να μοιράζεστε πληροφορίες, ιδέες και σκέψεις σε πραγματικό χρόνο. Μπορείτε επίσης να επισπεύσετε έργα με εργαλεία άμεσης συνεργασίας, όπως IM, ομαδικές συνομιλίες και κοινή χρήση βίντεο.

Πιο ασφαλές από το σταθερό σας τηλέφωνο & εγγυημένη διαθεσιμότητα

Με 100% κρυπτογράφηση επικοινωνίας από την VOICELAND, μιλήστε άφοβα. Η ασφάλεια είναι μία από τις μεγαλύτερες ανησυχίες των επιχειρήσεων. Τα στοιχεία σας είναι πολύτιμα και η μετάβαση σε νέα τεχνολογία μπορεί να σας κάνει να νιώσετε ευάλωτοι. Σε αντίθεση με πολλές πεποιθήσεις, η VoIP τηλεφωνία είναι ασφαλής κι αν επιλέξετε έναν αξιόπιστο πάροχο, τότε θα μπορεί να σας παρέχει και εγγυημένη διαθεσιμότητα.

Τηλεφωνική Αριθμοδότηση

Τώρα μπορείτε να έχετε εμφανή επαγγελματική παρουσία παντού στην Ελλάδα & στο εξωτερικό, με αριθμό της πόλης που σας ενδιαφέρει, σε συνδυασμό με όλα τα πλεονεκτήματα της VoIP τηλεφωνίας και των Cloud Τηλεφωνικών Κέντρων (Μάθετε τα πάντα για τα τηλεφωνικά κέντρα εδώ).

 

Μειονεκτήματα

Ενώ η VoIP είναι μια καταπληκτική τεχνολογία, μπορεί να μην είναι τέλεια για όλους. Υπάρχουν μερικά μειονεκτήματα VoIP που πρέπει να γνωρίζετε.

Εάν αντιμετωπίσετε προβλήματα στο διαδίκτυο ή διακοπές ρεύματος, αυτό μπορεί να οδηγήσει σε αποτυχία λειτουργίας της VoIP τηλεφωνίας. Επιπλέον, η κακή σύνδεση στο διαδίκτυο μπορεί να επηρεάσει την ποιότητα των κλήσεων.

Επίσης, αν αποφασίσετε να χρησιμοποιήσετε μια τηλεφωνική συσκευή και όχι το κινητό σας ή έναν υπολογιστή, τότε θα χρειαστείτε νέες συσκευές, ειδικές για VoIP τηλεφωνία.

voiceland-cta-button_ΖΗΤΗΣΤΕ ΠΡΟΣΦΟΡΑ

Κορυφαίες υπηρεσίες με την VoIP τηλεφωνία

Ακολουθούν οι πιο δημοφιλείς υπηρεσίες VoIP που θα απολαμβάνουν οι επιχειρήσεις. Αυτές οι λειτουργίες τηλεφώνου για επιχειρήσεις έχουν μικρή ή μεγάλη σημασία, ανάλογα με τις ανάγκες σας.

VoIP Τηλεφωνικά Κέντρα

Προβάλετε μια επαγγελματική εικόνα με ένα μενού τηλεφώνου που υποδέχεται τις εισερχόμενες κλήσεις. Εάν έχετε καλέσει μια εταιρεία και έπρεπε να πατήσετε 1 για πωλήσεις, 2 για υποστήριξη, έχετε χρησιμοποιήσει ένα τηλεφωνικό κέντρο.

Η VoIP τηλεφωνία καταργεί την ανάγκη προμήθειας «συμβατικού» τηλεφωνικού κέντρου, το οποίο είναι και αρκετά δαπανηρό, τόσο στην αγορά του, όσο και στη συντήρησή του. Περισσότερα εδώ.

Αριθμοδότηση VoIP

Αποκτήστε άμεσα έναν ή και περισσότερους μοναδικούς αριθμούς VoIP για την επιχείρησή σας. Εντός 48 ωρών, σας παρέχουμε γεωγραφικούς τηλεφωνικούς αριθμούς σε πάνω από 15 πόλεις στην Ελλάδα & σε 80+ χώρες στον κόσμο.

Τηλεφωνητής – Voicemail

Δωρεάν υπηρεσία τηλεφωνητή η οποία στέλνει τα φωνητικά σας μηνύματα στο email σας.

Ηχογράφηση κλήσεων

Η υπηρεσία ηχογραφεί όλες τις κλήσεις σας και τις αποθηκεύει για μελλοντική αναζήτηση.

Αναμονή Κλήσης

Η υπηρεσία σάς ενημερώνει για επιπλέον εισερχόμενες κλήσεις κατά τη διάρκεια μιας συνομιλίας, τις οποίες μπορείτε να τις κρατήσετε σε αναμονή ή να τις μεταφέρετε σε κάποιον συνεργάτη σας.

Τηλεφωνικές Συνδιαλέξεις – Online Conferences

Σας επιτρέπει να κάνετε τηλεφωνικές συνομιλίες με παραπάνω από 2 συμμετέχοντες ή να διοργανώσετε ένα online meetings.

Πόσο κοστίζει η VoIP τηλεφωνία;

Η VoIP είναι εκπληκτικά φθηνή όταν λαμβάνετε υπόψη όλες τις δυνατότητες που σας παρέχει. Ενδεικτικά κόστη αποκλειστικά από την VOICELAND:

  • Τηλεφωνικός Αριθμός από 18,6 €/χρόνο
  • Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο από 50 € / χρόνο
  • Χρέωση ανά δευτερόλεπτο πραγματικής ομιλίας σε Ελλάδα , Ευρώπη, Αμερική, Καναδά 0,019/λεπτό και το βασικό… χωρίς ελάχιστη χρέωση

Τι να ψάξετε σε έναν πάροχο ;

Η ύπαρξη τηλεφωνικού συστήματος προσθέτει αξιοπιστία στην επιχείρησή σας. Ωστόσο, δεν είναι όλοι οι πάροχοι ίδιοι. Στην VOICELAND είμαστε υπερήφανοι για:

Τα υπερσύγχρονα Data Centers των μεγαλύτερων διεθνών τηλεπικοινωνιακών παρόχων, όπως των Telecom Italia Sparkle Group και Google.

Την διαθεσιμότητα της υπηρεσίας μας που ξεπερνά το 99,97%.

Το Σύστημα Διασφάλισης Ποιότητας  ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27011, ISO 22301.

Για να μπορέσετε να επιλέξετε όμως για τη δική σας επιχείρηση έναν πάροχο VoIP τηλεφωνίας, πρέπει να δώσετε ιδιαίτερη προσοχή σε αυτά τα 5 σημαντικά θέματα.

Πώς να αποφασίσετε αν είναι κατάλληλη για την επιχείρησή σας

Τώρα που καταλαβαίνετε τι είναι η VoIP τηλεφωνία , το επόμενο βήμα είναι να μάθετε εάν ταιριάζει στην επιχείρησή σας. Όταν επιλέγετε ένα τηλεφωνικό πρόγραμμα για την εταιρεία σας, θα πρέπει να αποφασίσετε εκ των προτέρων ποιοι είναι οι στόχοι σας.

Σκεφτείτε τις ανάγκες σας σήμερα, αύριο και μερικά χρόνια μετά.

Μερικές από τις ερωτήσεις που μπορεί να θέλετε να κάνετε σχετικά με αυτές τις ανάγκες είναι:

  • Τι είδους αριθμό τηλεφώνου χρειάζεται η επιχείρηση; Χρειάζεται έναν αριθμό χωρίς χρέωση, έναν τοπικό αριθμό, έναν διεθνή αριθμό ή οποιοδήποτε συνδυασμό των τριών;
  • Η επιχείρησή σας πραγματοποιεί πολλές εξερχόμενες κλήσεις;
  • Λαμβάνει η επιχείρησή σας πολλές εισερχόμενες κλήσεις; Χρειάζεστε μια λύση δρομολόγησης κλήσεων;
  • Έχετε πολλές τοποθεσίες;
  • Έχετε απομακρυσμένους εργαζομένους;
  • Χρησιμοποιείτε φαξ ή και επαγγελματικά SMS;
  • Χρειάζεστε μια λύση για τηλεφωνικές συνδιαλέξεις – Online Conferences;

Δείτε τις εξατομικευμένες λύσεις ανά κλάδο που προσφέρει η VOICELAND.

Αν είστε σε αναζήτηση παρόχου VoIP τηλεφωνίας, θα χαρούμε να σας παρέχουμε δωρεάν συμβουλευτική για να μοιραστείτε μαζί μας τις ανάγκες επικοινωνίας σας.

Change Language To: Greek English