Η καταγραφή και ηχογράφηση κλήσης είναι μια λειτουργία που συχνά παραβλέπεται. Αν και μπορεί να ωφελήσει με πάρα πολλούς τρόπους μια επιχείρηση, ωστόσο οι εταιρείες μερικές φορές παραβλέπουν τη σημασία της, χωρίς να αναλογίζονται πώς μπορούν να τη μεταμορφώσουν σε ένα πολύ δυνατό εργαλείο υπέρ τους.
Στην VOICELAND πολύ συχνά ακούμε από επιχειρήσεις κάθε μεγέθους και τομέα, πόσο δύσκολο είναι να “μανατζάρουν” τον όγκο πληροφορίας που δέχονται από τους πελάτες τους, αλλά και πόσο πολύπλοκος γίνεται ο έλεγχος της επικοινωνίας των υπαλλήλων.
Αυτό είναι απόλυτα λογικό, καθώς όσο μεγαλώνει μια εταιρεία, τόσο μεγαλώνει το προσωπικό, το πελατολόγιο και φυσικά οι καθημερινές απαιτήσεις.
Η ηχογράφηση κλήσεων ή η καταγραφή συνομιλιών μπορεί εξαρχής να ακούγεται ιδιαίτερη επιλογή. Είναι σημαντικό να την εκλάβετε, όχι ως εργαλείο ελέγχου, αλλά ως βοηθητικό εργαλείο βελτιστοποίησης. Γι’ αυτό ετοιμάσαμε αυτό το άρθρο που θα σας δείξει πώς μπορεί να ωφελήσει την επιχείρησή σας.
Ένα πολύ μεγάλο πλεονέκτημα της καταγραφής κλήσεων είναι ότι απευθύνεται σε κάθε είδους επιχείρηση, B2B ή B2C και ανεξάρτητα από το μέγεθός της.
Είτε πρόκειται για ξενοδοχειακή μονάδα, για μεσιτικό γραφείο, ναυτιλιακή, e-shop, ακόμα και start-up, οι ηχογραφημένες συνομιλίες δημιουργούν εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες. Αυτές οι πληροφορίες μπορεί να χρησιμοποιηθούν για καλύτερη marketing στρατηγική, για ανάπτυξη μέσα από σχόλια πελατών, ως αποδεικτικά και ως πηγή καλύτερης κατανόησης του πελάτη.
Ας τα δούμε όμως πιο συγκεκριμένα. Η καταγραφή/ηχογράφηση κλήσης βοηθάει με τους εξής τρόπους:
Η ηχογράφηση κλήσεων είναι η λύση στην πολλή πληροφορία που λαμβάνουν οι υπάλληλοι των επιχειρήσεων κατά την επικοινωνία τους με τους πελάτες.
Σε ένα επαγγελματικό meeting μέσω εργαλείων τηλεδιάσκεψης ή σε ένα σημαντικό τηλεφώνημα, είναι πολύ σημαντικό ο πελάτης να νιώθει ότι έχει ακουστεί και πολλές φορές πολύ δύσκολο για τον υπάλληλο να έχει ακούσει όντως όλα όσα χρειάζεται. Σε αυτό βέβαια βοηθάει πολύ αν κάποιος κρατάει σημειώσεις, αλλά αυτό παράλληλα αποσπά και την προσοχή. Επίσης, μπορεί ο πελάτης να μιλάει γρήγορα, να έχει έντονη προφορά ή να υπάρχει θόρυβος.
Φυσικά, είναι πολύ σημαντικό να ζητείται επεξήγηση. Όμως, το γεγονός ότι όλη αυτή η πληροφορία της συνάντησης έχει καταγραφεί και είναι προσβάσιμη για επαναλήψεις ανά πάσα ώρα και στιγμή, σας εξασφαλίζει ότι δεν έχετε χάσει κάτι σημαντικό και πως η προσοχή σας ήταν στραμμένη στον πελάτη.
Όταν μια επιχείρηση μεγαλώνει ή έχει στόχο να μεγαλώσει, το τηλεφωνικό της κέντρο αρχίζει να “πιάνει φωτιά”. Ένας manager όμως δεν μπορεί να παρακολουθεί ταυτόχρονα τη συζήτηση κάθε υπαλλήλου με έναν υπάρχων ή ακόμα και δυνητικό πελάτη.
Τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα μπορούν να δώσουν τη λύση με την ηχογράφηση κλήσης, αφού έτσι, υπάρχουν διαθέσιμες οι συνομιλίες και μπορείτε να δείτε πώς η ομάδα σας συμπεριφέρεται σε ένα πρόβλημα, σε μία πώληση ή στο customer feedback. Κάτι που, δεν έχει εφαρμογή μόνο στην υπάρχουσα ομάδα, αλλά και σε νέο προσωπικό που πρέπει να εκπαιδευτεί.
Όταν ηχογραφείτε συνομιλίες μπορείτε στη συνέχεια να τις ακούσετε και να σιγουρευτείτε πως οι αντιπρόσωποί σας είναι ευγενικοί, φιλικοί και έχουν αναφέρει όσα πρέπει. Με αυτόν τον τρόπο θα μπορέσετε να τους βοηθήσετε να αποκτήσουν μια ουσιαστική επαγγελματική σχέση με τον πελάτη τους.
Μάλιστα, στην VOICELAND με το Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο της 3CX, εκτός από την καταγραφή κλήσεων, έχετε και τη δυνατότητα με το Real Time Status, να βλέπετε ποιες συνομιλίες πραγματοποιούνται σε πραγματικό χρόνο.
Η καταγραφή συνομιλιών εξοικονομεί χρόνο και δίνει τη δυνατότητα για καλύτερη εκπαίδευση με βάση τις ανάγκες των πελατών, της αγοράς και της ίδιας της επιχείρησης.
Ακούγοντας τις ηχογραφημένες συνομιλίες, η ομάδα σας μπορεί να κατανοήσει πολύ πιο βαθιά τον πελάτη, ή ακόμα και τον πελάτη του πελάτη σας, όπως συμβαίνει στις B2B επιχειρήσεις.
Έχοντας πρόσβαση σε τέτοια πληροφορία, μπορείτε να εντοπίσετε πολύ πιο ξεκάθαρα και άμεσα τα χαρακτηριστικά των ανθρώπων που θέλουν να αγοράσουν το προϊόν ή την υπηρεσία σας. Με αυτόν τον τρόπο, έχετε το κατάλληλο υλικό για να σχεδιάσετε marketing καμπάνιες και στρατηγικές που θα στοχεύουν στο πρόβλημα του πελάτη και θα προτείνουν την επιχείρησή σας ως τη λύση.
Στο κομμάτι της νομιμότητας, πρέπει να γνωρίζετε ότι είναι απόλυτα νόμιμες όταν όλοι οι παρευρισκόμενοι της συνάντησης γνωρίζουν και αποδέχονται ότι η κλήση θα καταγραφεί.
Πέραν τούτου, υπάρχουν αρκετοί τρόποι που η καταγραφή ή ηχογράφηση κλήσης μπορεί να σας κρατήσει ασφαλείς. Για παράδειγμα, πολλές συμφωνίες κλείνονται προφορικά στα αρχικά τους στάδια. Ή κάποιος πελάτης μπορεί να ξεχάσει τι είχε ζητήσε. Στον χώρο των δικηγορικών γραφείων ή των φαρμακευτικών εταιρειών, υπάρχουν πολύ συγκεκριμένοι κανόνες επικοινωνίας.
Η καταγραφή κλήσεων και η αποθήκευσή τους, σας βοηθά ώστε οι διαφορές σας να λυθούν άμεσα, η υπεράσπισή σας να είναι ακλόνητη και πως οι υπάλληλοι ακολουθούν τις διαδικασίες συμμόρφωσης που ενδεχομένως να έχει θεσπίσει η επιχείρησή σας.
Πηγή: Telemessage
Ένα ακόμα σημαντικό πλεονέκτημα με την ηχογράφηση, είναι ότι όλη αυτή η πληροφορία είναι αποθηκευμένη και προσβάσιμη. Είναι πάντα εκεί, ακόμα κι αν ανησυχείτε ότι σας έχει διαφύγει ή έχετε ξεχάσει κάτι.
Σε πολλές εταιρείες, είναι συγκεκριμένα τα τμήματα που έρχονται σε επικοινωνία με τον πελάτη. Μπορεί να είναι το τμήμα των πωλήσεων, μπορεί να είναι το τμήμα της εξυπηρέτησης, των Account Manager, των Team Manager κ.ο.κ.
Με την καταγραφή συνομιλιών, κάθε επιμέρους τμήμα που δεν έχει έρθει σε επαφή με τον πελάτη μπορεί να το κατανοήσει εις βάθος, και να ενημερωθεί πλήρως για τις ανάγκες του και τους στόχους του.
Μπορεί επίσης ο κάθε επικεφαλής τμήματος να αναλάβει να καταγράψει σε συνοπτικές σημειώσεις και bullets, τα πιο σημαντικά. Πρόκειται για μία πολύ ουσιώδη εξοικονόμηση χρόνου, ενώ μειώνεται και η πιθανότητα για τυχόν λάθη ή παρερμηνείες.
Αν η τηλεφωνική επικοινωνία είναι ένα σημαντικό κομμάτι της επιχείρησής σας, τότε θα γνωρίζετε πόσο σημαντικά είναι τα τμήματα της εξυπηρέτησης και των πωλήσεων.
Με την ηχογράφηση κλήσης, έχετε τη δυνατότητα να εντοπίσετε γρήγορα ποιες διαδικασίες και επικοινωνιακές προσεγγίσεις είναι προβληματικές. Για παράδειγμα, μπορείτε να μάθετε πότε και γιατί ένας πελάτης εν τέλει δεν σας προτιμάει. Ή μπορείτε να δείτε με ποιον τρόπο εξυπηρετήθηκε.
Επίσης, οι καταγραφές αυτές περιλαμβάνουν όλα τα προβλήματα που έχουν οι ενδιαφερόμενοι και πώς η δική σας εταιρεία μπορεί να τους βοηθήσει. Η εντόπιση ενός προβλήματος, είτε δικό σας είτε όχι, είναι το πιο σημαντικό βήμα για την βελτίωση και την εξέλιξη.
Μάθετε για την εκτροπή κλήσης, ακόμα ένα χρήσιμο εργαλείο των επιχειρήσεων, και πώς διαφοροποιείται στα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα.
Πηγή: Hubspot
Τα cloud τηλεφωνικά κέντρα προσφέρουν ευέλικτες λύσεις επικοινωνίας και λειτουργίες που κάθε σύγχρονη επιχείρηση έχει πλέον ανάγκη, και όχι μόνο ηχογράφηση κλήσης.
Δεν χρειάζεται εξοπλισμός, άρα ούτε κόστη συντήρησης και αγοράς. Είναι επίσης η πιο δημοφιλής επιλογή του σήμερα, γιατί αυτήν τη λειτουργία μπορεί να τη χρησιμοποιήσει κάθε επαγγελματίας, όπου κι αν βρίσκεται.
Επί προσθέτως, επειδή η πληροφορία αποθηκεύεται προσωρινά στο Cloud, σε servers που σας δίνει ο πάροχος της τηλεφωνίας σας, δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το πόσα άτομα ταυτόχρονα μπορούν να ηχογραφούν ή πόσο αποθηκευτικός χώρος χρειάζεται να έχετε.
Στην VOICELAND, Νο.1 πάροχος VoIP τηλεφωνίας στην Ελλάδα, με την 3CX εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου, η καταγραφή είναι απλή, καθόλου χρονοβόρα και απόλυτα αποτελεσματική.
Την ενεργοποίηση ή απενεργοποίηση της καταγραφής κλήσεων την αναλαμβάνει ο admin και όχι οι χρήστες. Όμως, έχετε τη δυνατότητα να επιλέξετε είτε ποιου εσωτερικού (ποιο extension δηλαδή) οι εισερχόμενες κλήσεις θέλετε να καταγράφετε, είτε αν θέλετε να καταγράφονται οι κλήσεις εντός εταιρείας (εσωτερικές).
Η διαδικασία είναι αρκετά απλή και έχετε να επιλέξετε ανάμεσα σε αρκετές επιλογές. Τις επιλογές αυτές θα σας τις δώσει ο πάροχος VoIP τηλεφωνίας σας, ο οποίος θα μπορεί άμεσα να ενεργοποιήσει ή να απενεργοποιήσει μέσα από το management console της 3CX τη λειουργία της ηχογράφησης και των επιλογών της.
Αν δεν μιλάτε στο τηλέφωνο και θέλετε να καταγράψετε την τηλεδιάσκεψή σας, το μόνο που έχετε να κάνετε κατά τη διάρκεια του web conference call, είναι να πατήσετε το κόκκινο κουμπί του REC. Όταν η συνάντησή σας ολοκληρωθεί, θα σας αποσταλεί προσωποποιημένο email, όπου θα έχετε τη δυνατότητα να κατεβάσετε όλη τη συνομιλία πατώντας το σχετικό link. Είστε πλέον έτοιμοι για να την εκμεταλλευτείτε στο έπακρο!
Ξεχάστε τα χρονοβόρα briefing, την πληροφορία που κανείς δεν ξέρει τι απέγινε και τα άδικα παράπονα. Μπείτε στον κόσμο της σύγχρονης τηλεφωνίας με την VoIP και τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα, και αρχίστε να εκμεταλλεύεστε τις πολλαπλές λειτουργίες τους, όπως η ηχογράφηση κλήσης.