Τα web meetings γίνονται όλο και πιο δημοφιλή. Ειδικά με την έξαρση της τηλεργασίας, η οποία έβλεπε εντυπωσιακή άνοδο ακόμα και πριν την πανδημία.
Αν σκεφτείτε πως το 97% των επαγγελματιών που δουλεύουν με τηλεργασία, δεν θέλουν να επιστρέψουν στο γραφείο. Ότι το 52% για άντρες και 60% για γυναίκες, δηλώνουν πως θα αποχωρήσουν από την εργασία τους αν δεν συνεχίσουν remote.
Και τέλος, πως το 74% των επιχειρηματιών πιστεύουν πως η εργασία εξ αποστάσεως θα γίνει η νέα νόρμα. Τότε είναι απόλυτα λογικό να πούμε πως τα web meetings, ένα από τα βασικά εργαλεία τηλεργασίας, ήρθαν για να μείνουν.
Στην VOICELAND γνωρίζουμε από πρώτο χέρι τις νέες συνήθειες και τις συνεχείς αναταράξεις που βάλλεται ο κόσμος των επιχειρήσεων. Γι’ αυτό και συλλέξαμε τις πιο σημαντικές συμβουλές και τα οφέλη των web meetings για τους επαγγελματίες.
Τα web meetings είναι πλέον ο νέος τρόπος εργασίας. Προσφέρουν πολλές λύσεις επικοινωνίας στις σύγχρονες επιχειρήσεις με αυξημένες απαιτήσεις. Από άμεση επαφή με εργαζόμενους που δουλεύουν εξ αποστάσεως, σε επαγγελματικές συναντήσεις με πελάτες, ακόμα και συνεντεύξεις με υποψηφίους υπαλλήλους, ο νέος αυτό τρόπος είναι απόλυτα αποτελεσματικός.
Τα πιο σημαντικά οφέλη που προσφέρουν στις επιχειρήσεις σήμερα είναι:
Οι διαδικτυακές συναντήσεις μπορεί να προσφέρουν πολλά πλεονεκτήματα, αλλά μπορεί να αποβούν και χάσιμο χρόνου. Οποιοσδήποτε επαγγελματίας γνωρίζει πως σε ένα meeting, πολλά μπορούν να πάνε στραβά. Πόσω μάλλον σε μια τηλεδιάσκεψη.
Υπάρχουν όμως τρόποι για να διοργανώνετε τα πιο “κερδοφόρα” και ποιοτικά web meetings. Συναντήσεις που έχουν το καλύτερο δυνατό αποτέλεσμα, όχι μόνο για εσάς, αλλά για τον κάθε συμμετέχοντα. Τα παρακάτω tips είναι αυτά που έχουν αποβεί και τα πιο αποτελεσματικά:
Για μια αποτελεσματική διαδικτυακή συνάντηση, καλό θα είναι να έχετε ξεκαθαρίσει τον σκοπό της. Αναλογιστείτε τι θέλετε να πετύχετε με αυτό το meeting. Πρέπει επίσης να γνωρίζετε εξαρχής τους απαιτούμενους συμμετέχοντες και να ορίσετε μια σχετική διάρκεια.
Μια καλά σχεδιασμένη ατζέντα, βοηθάει εσάς και τους συναδέλφους σας να προετοιμαστείτε, να έχετε άμεσες ανταποκρίσεις και να διεκδικείτε όσα χρειάζεστε. Με αυτόν τον τρόπο επίσης, είναι πιο δύσκολο να παρεκτραπεί η συζήτηση.
Αν είστε ο διοργανωτής των web meetings, καλό θα είναι να θέσετε κάποιους κανόνες που όλοι θα πρέπει να ακολουθήσουν. Όσο πιο καλά οργανωμένοι είστε, τόσο καλύτερο για τη συνάντηση.
Βεβαιωθείτε ότι το κάθε μέλος της ομάδας γνωρίζει:
Τίποτα δεν αποσυντονίζει τα web meetings, όσο ένα τεχνολογικό εμπόδιο. Επειδή όμως, τα τεχνικά προβλήματα είναι πάντα πιθανά, καλό θα ήταν να ελέγξετε όλα τα μέσα που θα χρησιμοποιήσετε.
Αν δουλεύετε με τηλεργασία και είστε στον προσωπικό σας χώρο, τότε μεταφερθείτε σε ένα απομονωμένο δωμάτιο αν είναι εφικτό. Ιδανικά, καλυμμένο με μοκέτα έτσι ώστε ο ήχος να μην είναι “κούφιος” και να μην δημιουργείται ηχώ.
Ειδάλλως, μεταφερθείτε σε έναν χώρο στο γραφείο, που θα μπορεί να προσφέρει ησυχία. Πολλές επιχειρήσεις ορίζουν έναν συγκεκριμένο χώρο αφιερωμένο στα web meetings. Όπως ακριβώς γίνεται και με τις αίθουσες συνδιασκέψεων. Έτσι, διασφαλίζετε ότι σε κάθε διαδικτυακή συνάντηση θα έχετε έτοιμο τον απαραίτητο εξοπλισμό, την κατάλληλη σύνδεση και ό,τι άλλο χρειαστείτε για τη συνάντηση.
Πέρα από τη λειτουργικότητά τους, υπάρχουν κάποιοι “‘άγραφοι” κανόνες όσον αφορά την εικόνα και τον ήχο. Γι’ αυτό σας συμβουλεύουμε να βεβαιωθείτε ότι ο φωτισμός είναι δυνατός και απαλός ώστε να φαίνεστε καθαρά.
Πρέπει να σιγουρευτείτε επίσης πως η κάμερα είναι στο ύψος των ματιών. Τις περισσότερες φορές οι κάμερες των λάπτοπ είναι σε “κακή” γωνία με αποτέλεσμα να δίνει μια εικόνα με άβολη κλίση. Καλό θα ήταν επίσης, όποτε μπορείτε, να κοιτάτε την κάμερα όταν είστε ο ομιλητής. Σε αυτό, θα μπορούσε να σας βοηθήσει το να τοποθετήσετε το παράθυρο της συνάντησης, σχετικά κοντά στην κάμερα του υπολογιστή ή του λάπτοπ σας.
Τέλος, χρησιμοποιήστε ένα αξιοπρεπές μικρόφωνο. Βεβαιωθείτε ότι δουλεύουν και ότι δεν παράγουν παράσιτα.
Αν χρειάζεστε υψηλή ποιότητα ήχου και φωνής, στην VOICELAND διαθέτουμε ποιοτικές VoIP συσκευές, όπως τα Snom headsets. Διαθέτουν ανώτερη ποιότητα ήχου χάρη στη βελτιστοποιημένη ρύθμιση των ηχείων, ενώ το μικρόφωνό τους έχει τη δυνατότητα ακύρωσης του θορύβου.
Αυτή η συμβουλή απευθύνεται, όχι μόνο στους διοργανωτές, αλλά σε όλους τους συμμετέχοντες. Όσο δελεαστικό και να είναι να απαντήσετε σε ένα email, ή ακόμα και να δείτε το feed σας στα social media, μην το κάνετε.
Οτιδήποτε κάνετε που δεν σχετίζεται με τη διαδικτυακή συνάντηση, θα σας αποτρέψει από το να εμπεδώσετε όλη την πληροφορία. Είναι σίγουρα δύσκολο να μην αποσπάται η προσοχή. Όμως, ειδικά για τα σημαντικά web meetings, θα πρέπει να προσπαθήσετε να είστε πλήρως “παρόντες”.
Ίσως το πιο δύσκολο σε ένα web conference. Το να κρατήσετε την προσοχή όλων των συμμετεχόντων, θέλει μεγάλη προσπάθεια. Ευτυχώς όμως, υπάρχουν δοκιμασμένα tips.
Αρχικά, καλό θα ήταν να κάνετε μια εισαγωγή κατά την έναρξη, για να ενημερώσετε τον σκοπό της συνάντησης. Μπορείτε επίσης, να παρουσιάσετε τον κάθε συμμετέχοντα. Πριν την έναρξη του ουσιαστικού meeting, μην φοβηθείτε για λίγη συζήτηση εκτός θέματος.
Μια ακόμα συμβουλή για να συμμετέχουν όλοι, είναι να μοιράσετε εργασίες. Για παράδειγμα, μπορείτε να ορίσετε έναν συντονιστή του chat, κάποιον που να ελέγχει την ώρα και κάποιον που να κρατάει σημειώσεις με τα σημαντικά θέματα που θίχτηκαν.
Τέλος, μην ξεχνάτε να ρωτάτε τη γνώμη των υπολοίπων. Ρωτήστε αν συμφωνούν, αν έχουν απορίες ή σκέψεις που θέλουν να μοιραστούν.
Μία πολύ σημαντική απόφαση που θα καθορίσει όλα τα επερχόμενα web meetings σας, οπότε να είστε προσεκτικοί. Για να κάνετε την καλύτερη επιλογή, πρέπει να αναλογιστείτε τις λειτουργίες που χρειάζεστε.
Για παράδειγμα, πόσο απαραίτητος είναι ο διαμοιρασμός φακέλων για την επιχείρησή σας; Χρειάζεστε λειτουργία screen sharing; Βρείτε επίσης εργαλεία που έχουν τη δυνατότητα του integration. Να μπορούν δηλαδή να συνδεθούν με άλλες πλατφόρμες, όπως το CRM ή το ημερολόγιό σας για να είστε ακόμα πιο αποτελεσματικοί.
Δείτε τις 5 λειτουργίες τηλεδιάσκεψης που χρειάζεται κάθε επιχείρηση.
Στην VOICELAND, η εφαρμογή του Cloud Τηλεφωνικό Κέντρου της 3CX, είναι ένα ιδανικό εργαλείο για web meetings. Με δυνατότητα καταγραφής και αποστολής όλης της συνάντησης στο email σας με μόνο ένα κλικ, αλλά και έξτρα λειτουργίες όπως screen sharing, whiteboards, integration και 100% κρυπτογράφηση για την ύψιστη ασφάλεια, τα web meetings θα γίνουν πιο αποτελεσματικά από ποτέ.
Πέρα από τη λειτουργικότητά τους, με τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα έχετε πολύ χαμηλότερα κόστη τηλεφωνίας και κανένα κόστος συντήρησης, αφού μπορούν να ενσωματωθούν στον υπάρχων εξοπλισμό σας. Προσφέρουν επίσης σημαντικά οφέλη στις σύγχρονες επιχειρήσεις, όπως ευελιξία, ευκινησία και πολλά feature επικοινωνίας.
Μάθετε περισσότερα για τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα από τον πλήρη οδηγό μας.
Με την VOICELAND ως τον πάροχο της VoIP τηλεφωνίας σας, θα έχετε πάντα:
Επικοινωνήστε με έναν εκπρόσωπό μας για να μάθετε περισσότερα για τις λειτουργίες που χρειάζεται η επιχείρησή σας ή ζητήστε προσφορά προσαρμοσμένη στις ανάγκες σας.