5 τρόποι για να διαμορφώσετε το σενάριο του τηλεφωνικού σας κέντρου

Κάνατε το σωστό βήμα για την εξέλιξη της επιχείρησής σας και στραφήκατε στις Cloud υπηρεσίες και τα οφέλη της VoIP τηλεφωνίας.

Θέλοντας να κάνετε στροφή στο σήμερα και τις καινοτομίες που προσφέρουν αυτές οι υπηρεσίες, επιλέξατε να αναβαθμιστείτε στο Cloud τηλεφωνικό σας κέντρο.

Για να κατορθώσετε όμως να εκμεταλλευτείτε στο έπακρο τα προτερήματά του, τόσο για το πελατολόγιό σας όσο και για την ομάδα που απαρτίζουν την επιχείρησή σας, πρέπει να “δημιουργήσετε” και το σενάριο τηλεφωνικού κέντρου (ή αλλιώς script).

Τρόποι για να διαμορφώσετε το σενάριο του Cloud τηλεφωνικού σας κέντρου

Αν είστε κάτοχος επιχείρησης, ειδικότερα μικρής ή μεσαίας, θα γνωρίζετε πολύ καλά πως όταν χτυπάει ασταμάτητα το τηλέφωνο υπάρχει μια έντονη αμφιθυμία. Αυτό γιατί από τη μία σημαίνει ότι ενδιαφέρονται περισσότεροι πελάτες. Από την άλλη όμως σημαίνει πως πρέπει να γίνεται συνεχώς ένα πολύωρο ξεκαθάρισμα από όσους τηλεφωνούν για κάτι πέρα από ενδιαφέρον για τα προϊόντα ή τις υπηρεσίες σας.

Οπότε, μία λύση σε αυτό είναι η θέση της υποδοχής που θα αναλάβει το Cloud τηλεφωνικό σας κέντρο. Αντέχει όμως η τσέπη της επιχείρησης σας μια νέα πρόσληψη; Εδώ έρχεται και δίνει τη λύση μια πολυχρησιμοποιημένη κι αποδοτική λειτουργία του Cloud τηλεφωνικού σας κέντρου: αυτόματος τηλεφωνητής ή γνωστός -και πιο σωστά ίσως- με το όνομα Auto Attendant. Είναι ουσιαστικά εικονικοί υπάλληλοι υποδοχής (ρεσεψιονίστ) που αναλαμβάνουν να διαχειρίζονται όλες τις εισερχόμενες κλήσεις του Cloud τηλεφωνικού σας κέντρου.

Όσον αφορά στο σενάριο του Cloud τηλεφωνικού σας κέντρου, αναφερόμαστε σε όλες τις πληροφορίες και τα μονοπάτια που θα ακούει ο καλών κάθε φορά που θα έρχεται μια εισερχόμενη κλήση. Αυτό μπορεί να είναι η τοποθεσία της επιχείρησης, οι ώρες λειτουργίας, εσωτερικοί αριθμοί, τμήματα πωλήσεων ή εξυπηρέτησης, και πολλά, πολλά άλλα. Όλα εξαρτώνται από την επιχείρηση, τη δομή της και τις υπηρεσίες που προσφέρει.

Tip: Για τη φωνή του Auto Attendant έχετε την επιλογή ρομποτικής φωνής, ηχογράφησης των ίδιων των υπαλλήλων της επιχείρησης ή ακόμα και επαγγελματία voice actor, που είναι και η πιο αποδοτική επιλογή, γιατί προσδίδει επαγγελματισμό, αλλά ταυτόχρονα και οικειότητα.

5 αποδοτικά παραδείγματα για το σενάριο τηλεφωνικού κέντρου

Σενάριο 1 – Για εταιρεία με μέχρι 5 εσωτερικά:

Μήνυμα καλωσορίσματος και επιλογές: πατήστε 1 για πωλήσεις, 2 για λογιστήριο, όπου η εκάστοτε επιλογή κατευθύνει τον καλούντα στο αντίστοιχο τμήμα.

Ο καλών επιλέγει το τμήμα που επιθυμεί και νιώθει ότι θα μιλήσει κατευθείαν μαζί με τον υπεύθυνο χωρίς καθυστερήσεις, ενώ παράλληλα του δημιουργείται η εικόνα πως έχει να κάνει με μία οργανωμένη επιχείρηση.

Σενάριο 2 – Για Εταιρεία με 5 έως 25 εσωτερικά:

Μήνυμα καλωσορίσματος και επιλογές: πατήστε 1 για πωλήσεις, 2 για λογιστήριο, 3 για [services], 4 για διοίκηση, όπου η εκάστοτε επιλογή πηγαίνει σε μια ομάδα χρηστών που απαντάει την κλήση όποιος χρήστης είναι διαθέσιμος.

Σενάριο 3 – Για εταιρεία με 25 εσωτερικά και άνω:

Μήνυμα καλωσορίσματος και επιλογές: πατήστε 1 για πωλήσεις, 2 για λογιστήριο, 3 για [service], 4 για διοίκηση, όπου η εκάστοτε επιλογή πηγαίνει σε μια ομάδα χρηστών, που απαντάει την κλήση όποιος χρήστης είναι διαθέσιμος, ενώ ο καλών ακούει τη θέση αναμονής που βρίσκεται με ελληνικές οδηγίες.

ή Μήνυμα καλωσορίσματος και επιλογές μέσω φωνητικών εντολών του καλούντα ή επιλογής να μιλήσει με εκπρόσωπο.

Σενάριο 4 – Περίπτωση μη διαθεσιμότητας

Είναι πάντα υπέρ σας αν διαμορφώσετε ένα σενάριο που αφορά στις περιπτώσεις που οι εργαζόμενοι της επιχείρησης ή ενός συγκεκριμένου τμήματος, δεν είναι διαθέσιμοι. Ένα τυπικό παράδειγμα είναι:

– Βασικός χαιρετισμός

– Όλοι οι εκπρόσωποί μας είναι αυτήν τη στιγμή απασχολημένοι. Αφήστε μήνυμα και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας.

ή

– Λυπούμαστε, δεν είναι δυνατή η λήψη της κλήσης σας αυτήν τη στιγμή. Αφήστε μήνυμα και επικοινωνήσουμε μαζί σας το συντομότερο δυνατό.

ή

το κέντρο σάς στέλνει σε πραγματικό χρόνο e-mail με τον αριθμό που σας κάλεσε και δεν μπορέσατε να τον εξυπηρετήσετε.

Σενάριο 5 - Εκτός ωραρίου

Μπορεί να δεχθείτε κλήσεις εκτός ωραρίου εργασίας, οι οποίες ενδέχεται να είναι κλήσεις πιθανών πελατών σας. Το Cloud τηλεφωνικό σας κέντρο, μπορεί να εξυπηρετήσει και σε αυτό.

Είναι πάντα αποτελεσματικό να έχετε ένα επαγγελματικό σενάριο για τις κλήσεις εκτός ωραρίου, και να ενισχύετε έτσι την εικόνα μιας επιχείρησης που νοιάζεται για όλους. Στην περίπτωση κλήσεων εκτός ωραρίου υπάρχουν οι εξής επιλογές:

-Βασικός χαιρετισμός.

– Επικοινωνείτε με την [Όνομα Εταιρείας]. Δεν μπορούμε να σας εξυπηρετήσουμε αυτήν τη στιγμή, λόγω λήξης ωραρίου. Αν θέλετε, μπορείτε να μας αφήσετε μήνυμα με το όνομά σας και τον αριθμό τηλεφώνου κι ένας εκπρόσωπός μας θα σας καλέσει το συντομότερο δυνατό.

ή

– Ευχαριστούμε που καλέσατε την [Όνομα Εταιρείας]. Αν λαμβάνετε αυτό το μήνυμα, σημαίνει ότι καλείτε εκτός των εργάσιμων ωρών, οι οποίες είναι ΧΧ:ΧΧ π.μ. με ΧΧ:ΧΧ μ.μ., από την Δευτέρα έως και την Παρασκευή.

ή

το κέντρο σας στέλνει σε πραγματικό χρόνο e-mail με τον αριθμό που σας κάλεσε και δεν μπορέσατε να τον εξυπηρετήσετε.

Σε περίπτωση που μία κλήση έχει περάσει σε έναν άνθρωπο ή μία ομάδα αλλά για κάποιον λόγο είναι απασχολημένοι ή μη διαθέσιμοι για να απαντήσουν, θα ήταν ιδανικό να έχετε προβλέψει η κλήση αυτή να προωθηθεί σε κάποιο εσωτερικό που θα είναι κάποιος σίγουρα διαθέσιμος να κρατήσει κάποιο μήνυμα. Έτσι, δεν χάνεται καμία κλήση και οι προσπάθειες του καλούντα για επικοινωνία με την επιχείρησή σας δεν πέφτουν στο κενό.

Σε κάθε μία από τις παραπάνω περιπτώσεις, αλλά και τους συνηθισμένους τρόπους διαμόρφωσης, μπορεί να προστεθεί ένα κομμάτι σεναρίου για ιδιαίτερες περιστάσεις ή περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης, που θα μεταφέρουν την κλήση σε έναν συγκεκριμένο, προκαθορισμένο σταθερό ή κινητό τηλέφωνο.

Tips by VOICELAND:

Με εξειδίκευση σε ό,τι έχει σχέση με την VoIP τηλεφωνία και τα Cloud τηλεφωνικά συστήματα, στην VOICELAND μπορούμε να σας δώσουμε χρήσιμες συμβουλές για τη διαμόρφωση του σεναρίου στο εταιρικό τηλεφωνικό σας κέντρο.

• Η εισαγωγή και το καλωσόρισμα πρέπει να έχουν κάποια συγκεκριμένα χαρακτηριστικά. Πρέπει είναι σύντομα και περιεκτικά, να δίνουν τη γενική εικόνα της επιχείρησης (π.χ. όνομα, διεύθυνση, αντικείμενο) και σίγουρα να είναι ευγενικά, αλλά και οικεία.
• Είναι πάντα καλό ο πελάτης που επικοινωνεί να γνωρίζει ότι έχει πολλές επιλογές. Γι’ αυτό αν έχετε κάποια επιλογή που αφορά διαδικτυακή επικοινωνία, να τη γνωστοποιείτε και να την έχετε διαθέσιμη.
• Είναι θετικό να υπάρχουν επιλογές για να φτάνει η κλήση στα αρμόδια τμήματα ή στα σωστά εσωτερικά.
• Η διαθεσιμότητα των τμημάτων μέσα στις εργάσιμες ωφελεί και εσάς και την επιχείρησή σας. Η ύπαρξη σεναρίου για κλήσεις εκτός ωραρίου δείχνουν ένα πολύ επαγγελματικό προφίλ.
• Πολύ βοηθητική είναι επίσης και η επιλογή να υπάρχει ένας αρμόδιος που θα δέχεται τις κλήσεις σε περίπτωση που ο καλών δεν γνωρίζει προς τα πού πρέπει να κινηθεί.
• Ακόμα πιο βοηθητική είναι η περίπτωση που υπάρχει και αρμόδιος που θα δέχεται τις κλήσεις σε περίπτωση ξένης γλώσσας.

Έξτρα ενίσχυση για το τηλεφωνικό σας κέντρο από την VOICELAND:

Στην VOICELAND, προσφέροντας την καλύτερη δυνατή εξυπηρέτηση σε ό,τι αφορά την VoIP τηλεφωνία και τα Cloud τηλεφωνικά συστήματα, μπορούμε να εγγυηθούμε ότι θα έχετε τα πλεονεκτήματα, όπως:

– Σε περίπτωση που κάποιος πελάτης, τερματίσει την κλήση και δεν απαντήσει κάποιος εκπρόσωπος σας, γίνεται αυτόματη αποστολή ειδοποίησης χαμένης κλήσης με email στον επόπτη (supervisor). Έτσι, μπορείτε να έχετε μια ολοκληρωμένη εικόνα των επικοινωνιών σε σχέση με τις πωλήσεις σας.

– Queues. Ουρές Αναμονής με ανακοίνωση της θέσης αναμονής στον καλούντα. Κάτι που μπορεί να αυξήσει την εμπιστοσύνη του πιθανού πελάτη.

– Real Time Status. Παρακολούθηση κατάστασης των κλήσεων σε πραγματικό χρόνο. Για να έχετε πιο σίγουρο έλεγχο των κλήσεων και της ομάδας γενικότερα.

– Εισερχόμενες και εξερχόμενες κλήσεις, με δυνατότητα εμφάνισης του αριθμού της επιχείρησής σας, από όπου κι αν βρίσκεστε (Ελλάδα/Εξωτερικό), με χρήση Wi-Fi ή 4G/5G, χωρίς χρέωση.

– Παρακολούθηση του πλήθους των απαντημένων και μη απαντημένων κλήσεων, για πλήρη έλεγχο επικοινωνιών.

Αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για τα Cloud τηλεφωνικά κέντρα και πώς κατέληξαν να είναι το σίγουρο μέλλον των τηλεφωνικών συστημάτων, δείτε εδώ.

Σε κάθε περίπτωση, μπορείτε να επικοινωνήσετε με έναν εκπρόσωπό μας για περισσότερες πληροφορίες ή να ζητήσετε άμεσα προσφορά.