Προώθηση κλήσεων με το 3CX

Είναι η προώθηση κλήσεων σημαντική για μια μικρομεσαία επιχείρηση; Στην επαγγελματική καθημερινότητα είναι συχνά δύσκολο να γίνει σωστή διαχείριση των εισερχομένων κλήσεων. Τις περισσότερες φορές μια κεντρική γραμματεία αναγκάζεται να κάνει την εργασία αυτή, ώστε να καταγράφονται τα αιτήματα των πελατών ή να συλλέγονται τα στοιχεία νέων ενδιαφερόμενων.

Είναι, όμως, αυτή η πιο συμφέρουσα και αποτελεσματική λύση, την ώρα που η επιχείρηση έχει έξοδα και ανάγκες επικοινωνίας, τόσο ενδοεπιχειρησιακά όσο και με το εγγύς περιβάλλον της;

Στη Voiceland πιστεύουμε ότι οι αυτοματισμοί και η τεχνολογία μπορούν να κάνουν τις επαναλαμβανόμενες εργασίες και να σας εξυπηρετήσουν με τη διαχείριση των κλήσεών σας. Η προώθηση κλήσεων με αυτόματο τρόπο βοηθά την επιχείρηση με τη ροή της πληροφορίας και συμβάλλει στην καλύτερη εξυπηρέτηση των πελατών της. Ας δούμε με ποιο τρόπο μπορείτε κι εσείς να το πετύχετε αυτό.

Σενάρια για αυτόματη προώθηση κλήσεων

Τα σενάρια αυτόματης προώθησης κλήσεων ορίζουν με ποια προτεραιότητα οι χρήστες δέχονται τις κλήσεις. Ένα τέτοιο παράδειγμα θα ήταν:

Με το σενάριο αυτό ο πρώτος που λαμβάνει την κλήση είναι ο υπεύθυνος Account Manager, ο οποίος είναι ο κατ’ εξοχήν άνθρωπος για επικοινωνία. Αν, όμως, ο συγκεκριμένος χρήστης είναι απασχολημένος σε άλλη κλήση, η αυτόματη προώθηση κλήσης θα στείλει τη γραμμή στον αμέσως επόμενο χρήστη βάσει σεναρίου, που είναι ο Project Manager. Αν ο Project Manager βρίσκεται σε ένα meeting και δεν μπορεί να απαντήσει, τότε η κλήση προωθείται στον CTO. Τέλος, αν ο CTO βρίσκεται σε άδεια, η κλήση φτάνει στον CEO.

Με ένα τέτοιο σενάριο, διασφαλίζεται ότι ο CEO δεν χρειάζεται να ενοχλείται συνεχώς από εισερχόμενες κλήσεις, παρά μόνο όταν οι βαθμίδες πριν από αυτόν δεν μπορούν να απαντήσουν την κλήση.

Φυσικά, τα σενάρια μπορείτε να τα φτιάχνετε και να τα αλλάζετε σύμφωνα με τις ανάγκες σας, αφαιρώντας χρήστες εντελώς, προσθέτοντας νέους ή αλλάζοντας τη διαδοχή τους στην προτεραιότητα αποδοχής κλήσεων.

Με τον τρόπο αυτό όλη η ομάδα εργασίας δύναται να συμμετάσχει στην αποδοχή κλήσεων και η κεντρική γραμματεία δεν είναι πια απαραίτητο να απαντά σε όλες τις εισερχόμενες κλήσεις. Από την άλλη, μια μικρή επιχείρηση που δεν διαθέτει καθόλου γραμματεία, μπορεί επίσης να λειτουργήσει άψογα όσον αφορά την εισερχόμενη επικοινωνία της.

Προώθηση κλήσεων μέσω browser

Παραπάνω μιλήσαμε για την αυτόματη προώθηση κλήσεων. Όμως, προώθηση κλήσεων μπορεί να γίνει και χειροκίνητα. Ένας χρήστης μπορεί να δεχθεί μια κλήση μέσω browser, αλλά να μην είναι σε θέση να απαντήσει. Πληκτρολογώντας τον αντίστοιχο κωδικό για προώθηση κλήσης, μεταφέρει τη γραμμή σε κάποιο συνάδελφο. Με τον τρόπο αυτό, ο πελάτης περιμένει λιγότερα δεύτερα στη γραμμή και εξυπηρετείται αμεσότερα.

Αντίστοιχα, όταν υπάρχει μια γραμμή και ο χρήστης δεν βρίσκεται για κάποιο λόγο στο πόστο του, ένας συνάδελφός του μπορεί να «τραβήξει» τη γραμμή και να την απαντήσει από το δικό του υπολογιστή. Αυτό είναι μια πολύ αποδοτική πρακτική για eshops ή άλλες επιχειρήσεις με σταθμούς εργασίας που βρίσκονται κοντά. Έτσι, καμία κλήση δεν μένει αναπάντητη και καμία πώληση δεν χάνεται.

Προώθηση κλήσεων μέσω smartphone

Κατά παρόμοιο τρόπο λειτουργεί και η προώθηση κλήσεων μέσω κινητού τηλεφώνου. Έχοντας εγκατεστημένη την 3CX εφαρμογή στα smartphones, οι εργαζόμενοι μπορούν να λαμβάνουν, να προωθούν ή να «τραβούν» κλήσεις στο κινητό τους. Ειδικά για εταιρείες με ανθρώπους που εργάζονται remotely ή εκτελούν εξωτερικές εργασίες (π.χ. ομάδα πωλητών), η λύση αυτή είναι ιδανική.

Για παράδειγμα, ένας πωλητής βρίσκεται σε ένα επαγγελματικό ραντεβού και δεν μπορεί να δεχθεί τη στιγμή εκείνη μια εισερχόμενη κλήση. Από το smartphone του προωθεί την κλήση στο back office, ώστε ο καλούντας να εξυπηρετηθεί από το customer support. Αντίστροφα, αν ο πελάτης έχει καλέσει στο back office, αλλά δεν κατάφερε να λάβει τις απαντήσεις που έψαχνε, το customer support μπορεί να προωθήσει την κλήση στο smartphone του πωλητή.

Βλέπετε λοιπόν πως οι διαλειτουργικότητες αυτές προσφέρουν:

• Αμεσότητα
• Άψογη εξυπηρέτηση
• Ευκολία & οργάνωση
• Θετική εμπειρία πελάτη
• Αυτοματοποίηση

Ενημέρωση για χαμένες κλήσεις, φωνητικά μηνύματα & δυνατότητα call back

Ακόμη κι αν οι προηγούμενες περιπτώσεις δεν σταθούν ικανές να εξυπηρετήσουν τις ανάγκες σας, η Voiceland προσφέρει δυνατότητα ενημέρωσης για χαμένες κλήσεις, καθώς και λειτουργίες Call back και Voice2Mail.

Ας δούμε συνοπτικά τι είναι η κάθε δυνατότητα:

• Ενημέρωση χαμένων κλήσεων: Αυτόματη αποστολή ειδοποίησης της χαμένης κλήσης με email στον επόπτη.
• Call back: Δυνατότητα επιλογής του καλούντα για επιστροφής τη κλήσης που δεν απαντήθηκε, ώστε να μειωθεί ο χρόνος στην αναμονή.
• Voice2Mail: Υπηρεσίες τηλεφωνητή με αποστολή του φωνητικού μηνύματος στο email του επόπτη.

Εξασφαλίστε ότι κάθε πελάτης σας – ενεργός ή νέος – θα εξυπηρετηθεί σύμφωνα με τις αρχές της εταιρείας σας. Αξιοποιήστε σύγχρονες δυνατότητες και βγείτε μπροστά με άψογη εξυπηρέτηση και οργάνωση της επικοινωνίας σας.

Διαβάστε επίσης: Καταγραφή & ηχογράφηση κλήσης: 6 τρόποι που θα βοηθήσει την επιχείρησή σας

Cloud τηλεφωνικό κέντρο και μείωση σε λειτουργικά έξοδα

Η λύση που προσφέρει η Voiceland μέσω του 3CX cloud τηλεφωνικού κέντρου, είναι μια καλή αρχή για να μειώσετε τα λειτουργικά έξοδα της επιχείρησής σας. Αρχικά οι υπηρεσίες της Voiceland παρέχονται μέσω VoIP τηλεφωνίας, που είναι ήδη πιο οικονομική από τη συμβατική τηλεφωνία. Επιπλέον, οι αυτοματισμοί ενός cloud τηλεφωνικού κέντρου σας επιτρέπουν να εργάζεστε πιο παραγωγικά και ουσιαστικά, τόσο εσείς όσο και οι εργαζόμενοί σας.

Διαβάστε επίσης: Πόσο ασφαλές είναι να αλλάξουν τηλεφωνία οι επιχειρήσεις;

Με σύγχρονη τεχνολογία και τις δυνατότητες ενός αυτοματοποιημένου τηλεφωνικού κέντρου, μπορείτε να εξυπηρετήσετε τους πελάτες σας άμεσα, ποιοτικά και προπάντων με χαμηλότερο λειτουργικό κόστος για την επιχείρησή σας.

Είστε έτοιμοι να κάνετε το βήμα μπροστά;