Τηλεδιάσκεψη: Ποιες λειτουργίες είναι απαραίτητες για κάθε επιχείρηση;

Η τηλεδιάσκεψη υπάρχει εδώ και αρκετά χρόνια στον ψηφιακό κόσμο και ήταν πάντα ένα σημαντικό κομμάτι των εταιρειών τεχνολογίας. Με την άνοδο της τηλεργασίας όμως, πλέον δεν υπάρχει καμία αμφιβολία. Το video conferencing είναι σημαντικό για κάθε επαγγελματία.

Η τηλεδιάσκεψη είναι πλέον ένα απαραίτητο εργαλείο για κάθε είδους επιχείρηση και όχι ένα αβαντάζ των λίγων. Με πολλαπλά πλεονεκτήματα που ωφελούν τόσο τις εταιρείες, όσο και τους πελάτες τους, η απόφαση για επαγγελματικά video meetings είναι μια πολύ συχνή επιλογή.

Όμως, για να μπορεί η κάθε διαδικτυακή συνάντηση να είναι πλήρως αποτελεσματική, πρέπει να υπάρχουν και οι απαραίτητες λειτουργίες.

Σε αυτό το άρθρο θα καλύψουμε θέματα που σχετίζονται με αυτό το τόσο χρήσιμο εργαλείο, όπως:

• Τι είναι τηλεδιάσκεψη
• Ποια τα οφέλη της
• Τι λειτουργίες πρέπει να έχει σίγουρα ένα εργαλείο τηλεδιάσκεψης

Τι είναι τηλεδιάσκεψη;

Η τηλεδιάσκεψη (Video Conference) είναι ο πιο διαδεδομένος τύπος διαδικτυακών συναντήσεων. Πρόκειται για μια διαδραστική μορφή επικοινωνίας μεταξύ χρηστών, οι οποίοι συνδέονται ταυτόχρονα σε ένα διαδικτυακό περιβάλλον.

Στον χώρο των επιχειρήσεων, η τηλεδιάσκεψη είναι ένα εργαλείο εσωτερικών συναντήσεων ή και επαγγελματικών ραντεβού με τους πελάτες. Η χρήση τους αυξάνεται κατακόρυφα, όπως συμβαίνει και με την άνοδο της τηλεργασίας.

Ένα από τα βασικά χαρακτηριστικά της είναι ότι οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να είναι στο ίδιο μέρος για να επικοινωνήσουν. Αντ’ αυτού, συναντιούνται «πρόσωπο με πρόσωπο» σε ένα εικονικό δωμάτιο συσκέψεων.

Για να γίνει η τηλεδιάσκεψη, χρειάζεται:

• Μια σταθερή σύνδεση στο Ίντερνετ
• Υπολογιστής, κινητό, τάμπλετ, οθόνη (μόνιτορ) ή λάπτοπ
• Κάμερα
• Μικρόφωνο
• Ηχεία ή ακουστικά
• Video conferencing λογισμικό ή εφαρμογή

Αξίζει να σημειωθεί ότι, σύμφωνα με πρόσφατες έρευνες, η αγορά των συνεργατικών βίντεο, της τεχνολογίας που επιτρέπει σε χρήστες από διαφορετικές τοποθεσίες να πραγματοποιούν ζωντανές κλήσεις ήχου και βίντεο, αναμένεται να φτάσει τα 11,50 δισεκατομμύρια δολάρια μέχρι το 2027.

Οι αριθμοί αυτοί υποδεικνύουν πως η χρήση των τηλεδιασκέψεων αναμένεται να αυξηθεί ακόμα περισσότερο, ειδικά με τις νέες 5G ταχύτητες του Ίντερνετ και τα καινούργια εργαλεία που στοχεύουν να διευκολύνουν τις επιχειρήσεις.

Τι οφέλη προσφέρει στις επιχειρήσεις;

Ένα από τα πιο σημαντικά οφέλη είναι ότι μπορεί να προσφέρει -σχεδόν- την ίδια εμπειρία των δια ζώσης συναντήσεων, ενώ οι συμμετέχοντες βρίσκονται στους χώρους τους. Αυτό δίνει στους υπαλλήλους την απαραίτητη ευελιξία και αμεσότητα να μπορούν να επικοινωνούν με συναδέλφους, πελάτες ή εργοδότες, όποτε είναι απαραίτητο, χωρίς να περιορίζονται από τις αποστάσεις.

Πέρα από αυτό, τα πιο σημαντικά πλεονεκτήματα  που προσφέρει η τηλεδιάσκεψη είναι:

• Μηδενικά κόστη μετακινήσεων
• Αύξηση παραγωγικότητας
• Καλύτερος συντονισμός συνάντησης
• Ενίσχυση επικοινωνίας για όσους δουλεύουν με τηλεργασία

Σημαντικές λειτουργίες για μια αποτελεσματική τηλεδιάσκεψη

Οι βιντεοδιασκέψεις μπορούν να αποβούν εξαιρετικά αποτελεσματικές για την παραγωγικότητα μιας επιχείρησης. Για να μπορούν όμως να αποδώσουν στο έπακρο, πρέπει να υπάρχει και το κατάλληλο λογισμικό.

Οι πιο σημαντικές λειτουργίες που χρειάζονται οι επιχειρήσεις είναι:

1. Διαμοιρασμός επιφάνειας εργασίας (screen sharing)
2. Καταγραφή
3. Live chat
4. Διαμοιρασμός φακέλων (file sharing)
5. Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές

Κοινή χρήση οθόνης (screen sharing)

Με το screen sharing, ο κάθε συμμετέχων μπορεί να βλέπει σε πραγματικό χρόνο την επιφάνεια εργασίας του ατόμου που την έχει ενεργοποιήσει. Για επαγγελματικά meeting, πρόκειται για μια ιδανική λειτουργία, αφού μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να προβληθούν εικόνες, βίντεο, παρουσιάσεις ή έγγραφα.

Σε αρκετές εφαρμογές που υποστηρίζουν τηλεδιάσκεψη, μόνο ο host (ο χρήστης που “οργάνωσε” το meeting) μπορεί να κάνει χρήση κοινής οθόνης. Υπάρχουν και κάποιες που μπορούν να δώσουν το δικαίωμα και σε κάποιον άλλον χρήστη να δείξει την επιφάνεια εργασίας του.

Καταγραφή

Η δυνατότητα καταγραφής της συνάντησης είναι μία λειτουργία που, ομοίως με την ηχογράφηση κλήσης, μπορεί να παραμεριστεί εύκολα. Προσφέρει όμως καίρια πλεονεκτήματα, ειδικά για τις επιχειρήσεις που διαχειρίζονται μεγάλο όγκο πληροφοριών.

Η καταγραφή του web meeting γίνεται κυρίως για να μπορεί να μελετηθεί σε διαφορετικό χρόνο όλη η πληροφορία που μοιράστηκε. Συμβαίνει επίσης, για λόγους νομιμότητας, για να υπάρχει σε ένα σημείο όλη η πληροφορία και για να είναι διαθέσιμη για όποιον δεν κατάφερε να παρευρεθεί.

Επί προσθέτως, είναι χρήσιμη λειτουργία για την τηλεδιάσκεψη, γιατί με μια δεύτερη αναθεώρηση, ανακτώνται λεπτομέρειες που μπορεί εξαρχής να χάθηκαν. Τέλος, γλιτώνει πολύ χρόνο για να κοινοποιηθούν πληροφορίες σε συναδέλφους που δεν είχαν λόγο να παρευρίσκονται, αλλά χρειάζονται τις πληροφορίες.

Σημαντικό πλεονέκτημα δίνουν εδώ οι Cloud λύσεις επικοινωνίας, όπως τo Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο της VOICELAND, όπου δεν υπάρχει περιορισμός σχετικά με το μέγεθος της καταγραφής.

Μάλιστα, η 3CX Cloud PBX εφαρμογή που προσφέρουμε στην VOICELAND, η καταγραφή είναι εύκολη και άμεση. Με το πάτημα ενός κουμπιού αρχίζετε ή σταματάτε την καταγραφή. Μετά το τέλος της τηλεδιάσκεψης, η καταγραφή θα έρθει στο e-mail σας, απ’ όπου μπορείτε να την κατεβάσετε.

Live chat

Το live chatbox δίνει την ευκαιρία σε όποιον θέλει, να ρωτήσει, να γράψει κάποια σημείωση ή να στείλει κάποιον σύνδεσμο, χωρίς να διακόψει την παρουσίαση.

Οι περισσότερες εφαρμογές που διαθέτουν λειτουργία web conference, διαθέτουν και ιδιωτικές συνομιλίες, ενώ κάποιες μπορούν και να αποθηκεύσουν τις συνομιλίες του chat.

Διαμοιρασμός φακέλων (file sharing)

Η δυνατότητα να μπορούν όλοι να μοιραστούν αρχεία και φακέλους. Σχετικά με αυτήν τη λειτουργία, όσο περισσότερο αξιόπιστος είναι ο πάροχος της εφαρμογής ή της VoIP τηλεφωνίας, τόσο πιο ασφαλή είναι και τα δεδομένα που θα διαμοιραστούν.

Μάθετε τα πάντα για την VoIP τηλεφωνία: Τι είναι, πώς λειτουργεί και πόσο κοστίζει.

Διασύνδεση με άλλες εφαρμογές

Πλέον, όλο και περισσότερες εφαρμογές διαθέτουν τη λειτουργία της διασύνδεσης (integration) με άλλες εφαρμογές. Έτσι ώστε να είναι ακόμα πιο αποτελεσματικές και να προωθούν σημαντικά την παραγωγικότητα μέσω αυτοματισμών.

Για την τηλεδιάσκεψη, ορισμένες εφαρμογές μπορούν να συνδεθούν με ημερολόγια, CRM, email marketing πλατφόρμες ή ακόμα και lead generation εργαλεία.

Με την VoIP τηλεφωνία και τα Cloud Τηλεφωνικά Κέντρα, οι τηλεδιασκέψεις είναι ένα από τα πιο καίρια κι εύχρηστα εργαλεία για τις επιχειρήσεις. Ειδικά για όσες λειτουργούν με τηλεργασία. Ή για όσες διαθέτουν εργατικό δυναμικό εκτός γραφείου.

Με την 3CX εφαρμογή Cloud Τηλεφωνικού Κέντρου που προσφέρει η VOICELAND, μπορείτε να οργανώσετε video conference απ’ όπου κι αν βρίσκεστε. Επίσης, απολαμβάνετε ακόμα περισσότερα οφέλη και διευκολύνσεις, όπως:

• Πλήρης διασύνδεση μέσω 3CX Web Client και των εφαρμογών για κινητά.
• Οι συμμετέχοντες δεν χρειάζεται να έχουν κάποια εφαρμογή ή λογαριασμό. Μπορούν να συνδεθούν απλά μέσω browser.
• Υψηλή ποιότητα κλήσης, βίντεο και ήχου.
• Ηλεκτρονικοί πίνακες για ακόμα μεγαλύτερη διάδραση.
• Εύκολη διαχείριση συμμετεχόντων και ρυθμίσεων.
• Απεριόριστη διάρκεια συνάντησης, ακόμα και κατά τη δωρεάν δοκιμή.

 Μην χάνετε χρόνο, εκμεταλλευτείτε στο έπακρο τις τηλεδιασκέψεις και αναβαθμίστε την επικοινωνία σας.