Virtual assistant support & επικοινωνία μέσω VoIP

Η υποστήριξη από Virtual Assistants μπορεί να γίνει ο τρόπος σας να εξοικονομήσετε χρόνο και να εξυπηρετήσετε καλύτερα τους πελάτες σας ως ελεύθερος επαγγελματίας. Χρησιμοποιώντας τεχνολογίες όπως είναι η VoIP τηλεφωνία για την επικοινωνία και άλλοι digital αυτοματισμοί διαχείρισης, κάνετε ένα ακόμη βήμα για την αναβάθμιση της επιχείρησής σας. Ας δούμε πώς μπορούν να γίνουν όλα αυτα.

Τι είναι το Virtual Assistant support;

Η υποστήριξη από εικονικό βοηθό, ή Virtual Assistant support, είναι μια υπηρεσία απομακρυσμένης γραμματειακής υποστήριξης, που παρέχεται μέσω διαδικτύου. Μπορεί να καλύψει τις ανάγκες υποστήριξης των ελευθέρων επαγγελματιών, ιδίως αυτών που χρησιμοποιούν ως έδρα το σπίτι. Είναι μια σύγχρονη λύση για καλύτερη διαχείριση όγκου εργασίας, χωρίς να χρειάζεται κανείς να προσλάβει υπάλληλο.

Είναι ιδανική επιλογή για πολυάσχολους επιχειρηματίες, μικρές επιχειρήσεις, και επαγγελματίες που διαθέτουν περιορισμένο χρόνο και χρειάζονται εξειδικευμένη υποστήριξη για την εκτέλεση γραμματειακών και διοικητικών εργασιών, όπως η τιμολόγηση, η σύνταξη προσφορών και άλλες τυπικές διαδικασίες που προκύπτουν καθημερινά σε μια επιχείρηση.

Πώς μπορεί να βοηθήσει την επιχείρησή σας το Virtual Assistant support;

Ένας εικονικός βοηθός, ή Virtual Assistant, μπορεί να στηρίξει μια επιχείρηση σε πολλούς τομείς. Μεταξύ αυτών, μπορεί να αναλάβει τη μορφοποίηση εγγράφων, τη διαχείριση αλληλογραφίας, τη σύνταξη προσφορών, την καταχώρηση δεδομένων σε συστήματα, τον σχεδιασμό και τη συντήρηση υπολογιστικών φύλλων, τη δημιουργία εκθέσεων, αναφορών και παρουσιάσεων στο PowerPoint.

Επιπλέον, ένας VA μπορεί να διαχειριστεί τα newsletters της επιχείρησης, το site ή το επαγγελματικό blog σας, καθώς και τα social media pages, το chat box και άλλες εργασίες εξυπηρέτησης πελατών.

Ένας VA μπορεί ακόμα να οργανώνει το ημερολόγιο και τα ραντεβού σας, να διαχειρίζεται συναντήσεις, να απαντά σε κλήσεις όταν είστε απασχολημένος ή απασχολημένη, να οργανώνει επαγγελματικά ταξίδια και να πραγματοποιεί άλλες σχετικές κρατήσεις για εσάς.

Virtual Assistants στην Ελλαδα

Στα πλαίσια του ψηφιακού μετασχηματισμού στην Ελλάδα, είναι λογικό που οι Virtual Assistants, έχουν πλέον κατακτήσει και την ελληνική αγορά. Μέσω γνωστών εφαρμογών freelancing μπορείτε να βρείτε ελληνόφωνους βοηθούς με έδρα στην Ελλάδα ή το εξωτερικό, ή να απευθυνθείτε σε έναν επαγγελματία VA με μια απλή αναζήτηση διαδικτυακά.

Βήμα #1 - Βρείτε τον κατάλληλο βοηθό σας

Αρχικά, αναζητήστε υπηρεσίες VA ή δημιουργήστε έναν λογαριασμό σε μια από τις παρακάτω διεθνείς πλατφόρμες freelance υπηρεσιών:

• Time etc - Εξυπηρετεί ανάγκες email, social media, διαχείρισης και προγραμματισμού, ενώ προσφέρει το πρώτο task δωρεάν.
• Wishup - Προσφέρει υπηρεσίες απομακρυσμένης γραμματείας και εμπορικής διαχείρισης με εγγύηση επιστροφής χρημάτων.
• Ossisto - Καλύπτει ανάγκες digital marketing, data entry, εμπορική διαχείριση και design με δυνατότητα free trial.
• Fiverr - Είναι πλατφόρμα freelance υπηρεσιών, στην οποία μπορείτε να αναζητήσετε και VA υπηρεσίες.

Περισσότερες πλατφόρμες για εύρεση ενός Virtual Assistant μπορείτε να βρείτε στο apploye.com.

Φυσικά, αν ήδη έχετε κάποιον άνθρωπο στο μυαλό σας, ο οποίος ξέρετε ότι θα μπορούσε να σας βοηθήσει, μπορείτε να αποφύγετε τις χρεώσεις των παραπάνω πλατφορμών και να ξεκινήσετε τη συνεργασία σας χωρίς μεσάζοντες. Το μόνο που θα χρειαστεί, είναι να οργανώσετε ένα καλό σύστημα επικοινωνίας με τον προσωπικό σας βοηθό. Περισσότερα πάνω σε αυτό θα πούμε στο βήμα 3.

Βήμα #2 - Συντάξτε τις οδηγίες γραπτά

Θέστε τα θεμέλια μιας πιο αρμονικής συνεργασίας, δημιουργώντας λεπτομερείς οδηγίες για τα καθήκοντα που χρειάζεται να εκτελέσει ο νέος σας συνεργάτης. Η σύνταξη ενός γραπτού εγχειριδίου μειώνει τον κίνδυνο παρεξηγήσεων που μπορεί να προκύψουν σε μια σχέση εργασίας εξ αποστάσεως.

Είναι σημαντικό να είστε σαφείς και κατανοητοί στις οδηγίες σας, περιγράφοντας τα βήματα που πρέπει να ακολουθηθούν, τους στόχους που πρέπει να επιτευχθούν και τις προθεσμίες που χρειάζεται να τηρηθούν. Αυτή η διαδικασία θα κάνει την επικοινωνία πιο αποτελεσματική και θα βελτιώσει την παραγωγικότητα και την αποδοτικότητα του εικονικού σας βοηθού.

Βήμα #3 - Ενεργοποιήστε συστήματα επικοινωνίας & διαχείρισης

Για να μπορέσει μια συνεργασία εξ’ αποστάσεως να λειτουργήσει σωστά, χρειάζεστε και τα κατάλληλα συστήματα επικοινωνίας και διαχείρισης. Τα συστήματα αυτά, όπως η σύνδεση σε επαγγελματικά emails, το work chat και η VoIP τηλεφωνία (Voice over Internet Protocol), παρέχουν λύσεις επικοινωνίας εξ' αποστάσεως, ενώ τα CRM (Customer Relationship Management) συστήματα και τα διάφορα περιβάλλοντα διαχείρισης workload βοηθούν στην καλύτερη ροή της εργασίας και των πληροφοριών μεταξύ σας.

Expert tip: Ενεργοποιήστε τη διασύνδεση μεταξύ VoIP και του CRM σας για μεγαλύτερο αυτοματισμό στην καταγραφή δεδομένων. Έτσι, θα μπορεί ο VA σας να βλέπει πληροφορίες των επαφών σας, όταν λαμβάνει μια εισερχόμενη κλήση.

Αν δέχεστε μεγάλο αριθμό εισερχόμενων κλήσεων, ένα Cloud Τηλεφωνικό Κέντρο που έχει ως αποδέκτη τον Virtual Assistant σας είναι η ιδανική λύση, ώστε να μη χάνετε καμία κλήση, αλλά ταυτόχρονα έχετε χρόνο για συγκέντρωση στις δικές σας αρμοδιότητες.