Ψηφιοποίηση & αυτοματισμός

Η ψηφιοποίηση και ο αυτοματισμός χρησιμοποιούνται συχνά για να δημιουργήσουν εντυπώσεις, αλλά δεν είναι απλά κάποιοι τεχνικοί όροι που κάνουν μια επιχείρηση να φαίνεται καινοτόμα. Στην πραγματικότητα είναι και τα δύο παράμετροι ανταγωνιστικού πλεονεκτήματος.

Η κοινωνία μας έχει επικεντρωθεί πολύ στην εξέλιξη της τεχνολογίας. Οι άνθρωποι υιοθετούν και αξιοποιούν την τεχνολογία γρηγορότερα από ποτέ και, κατά συνέπεια, έχουν απαίτηση από τις εταιρείες να έχουν γρήγορα αντανακλαστικά και να ενσωματώνουν χρήσιμες τεχνολογίες στις υπηρεσίες και στην εξυπηρέτηση που προσφέρουν.

Οι λόφοι χαρτιού στα γραφεία μετατράπηκαν σε αρχεία στο cloud. Οι ψηφιακές υπογραφές αντικατέστησαν τα υπογεγραμμένα φωτοαντίγραφα και τα φαξ. Τα web meetings μηδένισαν τις αποστάσεις με συναδέλφους και πελάτες, ενώ το γρήγορο internet επιτρέπει πλέον την ανταλλαγή αρχείων και πληροφοριών σε ελάχιστο χρόνο.

Η γενικότερη τάση φέρνει τη μετατροπή πτυχών του φυσικού κόσμου σε ψηφιακά δεδομένα και εικονικά μοντέλα. Τρεις είναι οι κύριες τεχνολογίες που περιλαμβάνονται στην τάση αυτή:

• η 3D εκτύπωση
• η αυξημένη και η εικονική πραγματικότητα (AR/VR)
• το διαδίκτυο των πραγμάτων (IoT)

Οι τρεις αυτές τεχνολογίες, αν και επηρεάζουν το επιχειρείν, δεν είναι ακόμη mainstream όσον αφορά την υιοθέτησή τους στην ευρύτερη οικονομία, κυρίως λόγω των επενδύσεων και των δεξιοτήτων που απαιτούνται για την αξιοποίησή τους μαζικά και την υλοποίηση του αντίστοιχου infrastructure.

Αντιθέτως, τεχνολογίες όπως το cloud computing έχουν ήδη διαμορφώσει αρκετούς κλάδους της οικονομίας, όπως φυσικά είναι και οι τηλεπικοινωνίες.

Τι σημαίνει ψηφιοποίηση σε μια επιχείρηση;

Η ψηφιοποίηση σε μια επιχείρηση αναφέρεται στη μετάβαση από παραδοσιακούς τρόπους λειτουργίας σε ψηφιακά μοντέλα, υποστηρίζοντας πλέον μεγάλο μέρος των διαδικασιών ψηφιακά.

Μέσω της ψηφιοποίησης, επιχειρήσεις έχουν αντικαταστήσει:

• το χαρτί με ψηφιακά αρχεία
• τις καρτέλες πελατών με συστήματα CRM
• τα φυσικά τηλεφωνικά κέντρα με virtual ή cloud τηλεφωνικά κέντρα

Άλλα παραδείγματα ψηφιοποίησης των επιχειρήσεων είναι η ενίσχυση της online παρουσίας με τη δημιουργία eshop, αλλά και η αξιοποίηση του e-banking, που επιτρέπει την ηλεκτρονική διαχείριση των οικονομικών, προσφέροντας ευκολία και ασφάλεια στις καθημερινές συναλλαγές.

Τι σημαίνει αυτοματισμός σε μια επιχείρηση;

Ο αυτοματισμός σε μια επιχείρηση σχετίζεται με τη χρήση της τεχνολογίας για την εκτέλεση επαναλαμβανόμενων εργασιών. Το ζητούμενο εδώ είναι να μπορεί μια εργασία να εκτελείται χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση.

Ο σωστός αυτοματισμός μπορεί να απελευθερώσει χρόνο στους υπαλλήλους μιας επιχείρησης, ώστε να επικεντρωθούν σε πιο καίριες εργασίες.

Ένα καθημερινό παράδειγμα διαδικασίας που μπορεί να αυτοματοποιηθεί είναι η δημιουργία reports για διάφορα τμήματα ή projects της επιχείρησης. Οι αναφορές είναι σημαντικές γιατί οι decision makers πρέπει να είναι ενημερωμένοι πριν δώσουν μια κατεύθυνση.

Μερικές φορές υπάρχουν δυσκολίες στη συγκέντρωση όλων των απαραίτητων δεδομένων για να συνταχθεί μια πλήρης αναφορά. Αντί όλο αυτό να γίνεται χειροκίνητα, τα στατιστικά μπορούν να έρχονται αυτόματα από μια κεντρική βάση που συγκεντρώνει τα δεδομένα της εργασίας.

Σε ένα τηλεφωνικό κέντρο της Voiceland για παράδειγμα, λαμβάνετε αυτοματοποιημένες αναφορές και μπορείτε να:

• Βλέπετε δεδομένα εισερχόμενων κλήσεων
• Βλέπετε δεδομένα εξερχόμενων κλήσεων
• Μετράτε τη διάρκεια κλήσης για κάθε agent
• Επιβλέπετε την απόδοση κάθε agent
• Λαμβάνετε στατιστικά επιτυχούς απάντησης σε κλήσεις
• Διαπιστώνετε ποιες είναι οι ώρες αιχμής κ.ά.

Έτσι, θα μπορείτε να αξιολογήσετε καλύτερα τα δεδομένα, να τα οπτικοποιήσετε και να παρουσιάσετε πιο αποτελεσματικά τις πληροφορίες που ανακαλύψατε για το τηλεφωνικό σας κέντρο στους υπόλοιπους managers.

Ψηφιοποίηση και αυτοματισμός: Ένας ανίκητος συνδυασμός για την επιχείρηση

Η ψηφιοποίηση και ο αυτοματισμός συνθέτουν έναν ανίκητο συνδυασμό για την επιτυχία της επιχείρησης. Οι επιχειρήσεις που καλοδέχτηκαν την ψηφιοποίηση διαχειρίζονται πλέον με ευκολία τα δεδομένα τους ψηφιακά και ανταποκρίνονται καλύτερα στις ανάγκες των πελατών.

Ο αυτοματισμός, από την άλλη, επιτρέπει την ταχύτερη εξυπηρέτηση των πελατών μέσω της τεχνολογίας, μετατοπίζοντας την εστίαση του ανθρώπινου κεφαλαίου από επαναλαμβανόμενες διαδικασίες σε εργασίες που προσφέρουν πραγματική αξία στην επιχείρηση.

Μερικά μόνο από τα πλεονεκτήματα που προσφέρει ο συνδυασμός ψηφιοποίησης και αυτοματισμού είναι:

1. Ελαχιστοποίηση λαθών από ανθρώπινο παράγοντα
2. Ταχύτερη εξυπηρέτηση πελατών
3. Καλύτερη αξιοποίηση ταλέντου μέσα στην επιχείρηση
4. Χαμηλότερα λειτουργικά έξοδα
5. Υψηλό τεχνολογικό prestige
6. Μεγαλύτερο profit margin
7. Μεγαλύτερο περιθώριο ανάπτυξης της επιχείρησης

Με τη Voiceland, όλα τα παραπάνω μπορούν να συμβούν, τουλάχιστον για παραμέτρους που αφορούν την επικοινωνία σας. Μέσω διασύνδεσης με το CRM, τη δυνατότητα callbacks, το Voice2Mail, την προώθηση κλήσης, την καταγραφή κλήσεων και άλλων αυτοματισμών, η ιστορικότητα, η αμεσότητα και η πιο παραγωγική καθημερινότητα είναι πλέον δεδομένα.

Η ψηφιοποίηση ως βάση του ψηφιακού μετασχηματισμού σε εταιρείες και οργανισμούς

Παρόλο που η ψηφιοποίηση, ο αυτοματισμός και ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι διαφορετικές έννοιες, συνδέονται πολύ στενά, ειδικά στον κόσμο της επιχειρηματικότητας.

Η ψηφιοποίηση παρέχει τα ψηφιακά δεδομένα για διαδικασίες που αργότερα μπορούν να αυτοματοποιηθούν. Και βάσει των διαδικασιών που βρίσκονται ήδη σε ισχύ για μια επιχείρηση, τελικά μπορούν να δημιουργηθούν εντελώς νέες αυτοματοποιημένες διεργασίες που θα μετασχηματίσουν τεχνολογικά τον οργανισμό.

Έτσι, όποιος θέλει να μεταμορφώσει την επιχείρησή του με τη δύναμη της ψηφιακής τεχνολογίας, χρειάζεται πρώτα την ψηφιοποίηση και τις σωστές τεχνολογικές δομές ως βάση για τα επόμενα βήματα.

Ιστορία επιτυχίας της Zakcret με τη Voiceland: ανάπτυξη 533% στα φυσικά της καταστήματα, αφού έλυσε το πρόβλημα της εταιρικής της επικοινωνίας!

Πόσο ψηφιοποιημένες είναι οι επιχειρήσεις στην Ευρώπη;