VoIP CRM integration

Έχετε αναρωτηθεί ποτέ τι θα συνέβαινε αν συνδυάζατε τη δύναμη της τεχνολογίας VoIP με τον πυρήνα της επιχείρησής σας, δηλαδή το CRM πρόγραμμά σας; Είμαστε εδώ για να σας απαντήσουμε και να αναλύσουμε όλα τα οφέλη που προκύπτουν από αυτόν τον συνδυασμό.

Το integration της VoIP με το CRM σας είναι ένας έξυπνος τρόπος να δημιουργήσετε τις καλύτερες συνθήκες για την ανάπτυξη της επιχείρησής σας. Για να ρυθμίσετε ευέλικτες ροές εργασίας και να αποφύγετε πολλές χειροκίνητες εργασίες, οι οποίες δεσμεύουν χρόνο στους agents πωλήσεων και customer care, ίσως πρέπει να αρχίσετε να σκέφτεστε σοβαρά τις δυνατότητες που προσφέρει η τεχνολογία σήμερα.

Άλλωστε ο ψηφιακός μετασχηματισμός είναι μια πραγματικότητα, που ειδικά ο ιδιωτικός τομέας αγκάλιασε από την πρώτη στιγμή της εμφάνισής του. Ο λόγος είναι απλός: οι αυτοματισμοί αυξάνουν την απόδοση. Άρα γιατί η δική σας επιχείρηση να να μην είναι μέρος αυτής της ανάπτυξης;

Δημιουργήστε τις κατάλληλες συνθήκες, ώστε να αποφευχθούν ανθρώπινα σφάλματα, να εκμηδενιστούν επαναλαμβανόμενες εργασίες και να εγκαταλειφθούν μη αποδοτικά μοντέλα εργασίας.

Ακόμη και οι πιο μικροσκοπικές ανακρίβειες μπορούν να αποβούν, εν τέλει, δαπανηρές για την επιχείρησή σας.

Η ενσωμάτωση της VoIP με το CRM μπορεί να σας βοηθήσει να υπερνικήσετε τις προκλήσεις και να δημιουργήσετε ένα παράθυρο στο μέλλον για την εξέλιξη της επιχείρησής σας. Ας δούμε πώς μπορεί να γίνει αυτό.

Πρώτα όμως ας απαντήσουμε σε μερικές βασικές ερωτήσεις που θα διευκολύνουν τη μετέπειτα ανάλυσή μας.

Τι είναι το VoIP τηλεφωνικό κέντρο;

Ένα τηλεφωνικό κέντρο είναι ένα ιδιωτικό τηλεφωνικό δίκτυο που χρησιμοποιείται εντός μιας εταιρείας ή οργανισμού, επιτρέποντας στους χρήστες να πραγματοποιούν εξερχόμενες και να λαμβάνουν εισερχόμενες κλήσεις, καθώς και να πραγματοποιήσουν κλήσεις μέσω ενός μόνο κεντρικού αριθμού.

Με το VoIP τηλεφωνικό κέντρο, το παραπάνω σύστημα χρησιμοποιεί το διαδίκτυο για να δρομολογήσει κλήσεις, εξαλείφοντας την ανάγκη για ακριβό υλικό και τηλεφωνικές γραμμές. Αντ’ αυτού, το σύστημα χρησιμοποιεί λογισμικό για τη διαχείριση εισερχομένων και εξερχόμενων κλήσεων, προσφέροντας μια πιο αποδοτική και οικονομική λύση για τις επιχειρήσεις.

Πέραν αυτού, το VoIP PBX προσφέρει μια σειρά λειτουργιών, συμπεριλαμβανομένου του Voice2mail, της ανακατεύθυνσης κλήσεων, της αναμονής κλήσεων και των τηλεδιασκέψεων. Όλα αυτά επιτρέπουν εύκολη διαχείριση του συστήματος και δυνατότητες για scaling σε μια επιχείρηση.

Τι είναι το VoIP CRM integration;

Η ενσωμάτωση του VoIP με το CRM είναι η διαδικασία συνδυασμού δύο τεχνολογιών, του Voice over Internet Protocol (VoIP) και της Διαχείρισης Πελατειακών Σχέσεων (CRM), για τη δημιουργία ενός πιο αποτελεσματικού και ολοκληρωμένου συστήματος επικοινωνίας. Με το VoIP CRM integration, οι επιχειρήσεις μπορούν να καταγράφουν και να αποθηκεύουν δεδομένα κλήσεων, όπως διάρκεια κλήσης, αναγνωριστικό καλούντος και σημειώσεις κλήσης, απευθείας στο σύστημα CRM τους.

Αυτή η λειτουργικότητα μπορεί να δώσει μια πλήρη εικόνα του ιστορικού, των προτιμήσεων και των προηγούμενων αλληλεπιδράσεων του πελάτη. Επίσης, επιτρέπει στις επιχειρήσεις να δημιουργούν custom call queues βάσει του προφίλ ή του ιστορικού κλήσεων του πελάτη.

Επιπλέον, η ενσωμάτωση του VoIP με το CRM επιτρέπει καλύτερη συνεργασία και επικοινωνία ανάμεσα στα μέλη της ομάδας, καθώς οι χρήστες μοιράζονται δεδομένα πελατών real time. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να αναγνωρίσουν περιοχές για βελτίωση, να λαμβάνουν μελετημένες αποφάσεις και να κρατούν τους πελάτες τους ευχαριστημένους.

Πώς λειτουργεί ένα VoIP τηλεφωνικό κέντρο που συνδέεται με το CRM μιας επιχείρησης

Η ενσωμάτωση της VoIP τηλεφωνίας με το CRM λειτουργεί συνδυάζοντας τα δύο πανίσχυρα εργαλεία μέσω μιας γέφυρας λογισμικού. Είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι το CRM που χρησιμοποιείτε είναι συμβατό με τη λύση VoIP που έχετε επιλέξει. Η λύση της Voiceland, για παράδειγμα, ενσωματώνεται με περισσότερα από 10 διαφορετικά CRM softwares.

Αφού γίνει η ενσωμάτωση, τα δεδομένα συγχρονίζονται και γίνεται δυνατή η πρόσβαση σε κλήσεις, σημειώσεις, συμφωνίες, εγγραφές κλήσεων και ετικέτες. Οι εγγραφές κλήσεων μπορούν να ανακτηθούν από το CRM και οι κλήσεις μπορούν να γίνουν απευθείας από το CRM. Όταν ένας πελάτης καλεί, οι πληροφορίες του εμφανίζονται στην οθόνη του agent που πρόκειται να τον εξυπηρετήσει. Επιπλέον, μέσα από το προφίλ ενός πελάτη στο CRM μπορείτε να τον καλέσετε με ένα κλικ.

Τα στατιστικά των κλήσεων φαίνονται και στο περιβάλλον του CRM, ενώ μπορούν να δημιουργηθούν αυτοματισμοί ροής εργασιών, εάν ένας πελάτης για παράδειγμα δεν ανταποκριθεί στην κλήση που έγινε.

Η εύκολη πρόσβαση στα δεδομένα των πελατών κατά τη διάρκεια των κλήσεων, αλλά και η αξιοποίησή τους μετέπειτα, γίνονται πραγματικό asset για την επιχείρησή σας!

Πλεονεκτήματα του VoIP CRM integration

Εξοικονόμηση χρόνου

Το VoIP CRM integration βοηθά τους agents μιας επιχείρησης, η οποία διαχειρίζεται μεγάλο όγκο πελατών, να εξοικονομούν αμέτρητες ώρες αναζήτησης πληροφοριών στο CRM. Σε κάθε νέα κλήση όλες οι σχετικές πληροφορίες για τον συγκεκριμένο πελάτη εμφανίζονται αμέσως, συμπεριλαμβανομένου του ονόματός του, των προηγούμενων αγορών του, των αλληλοεπιδράσεων του με κανάλια της επιχείρησης και πολλών άλλων πληροφοριών.

Από την άλλη, για κάθε εξερχόμενη κλήση, οι agents μπορούν απλά να μπουν στο CRM και να κάνουν κλικ στον αριθμό του πελάτη, για να τον καλέσουν, το λεγόμενο click2call.

Αυτό είναι ένα τεράστιο πλεονέκτημα για επιχειρήσεις που κάνουν εκατοντάδες κλήσεις κάθε εβδομάδα. Με την ενσωμάτωση VoIP CRM, η διαχείριση των κλήσεων γίνεται πιο έξυπνη και αποτελεσματική, εξοικονομώντας χρόνο και βελτιώνοντας την παραγωγικότητα.

Ευδιάθετοι agents

Κανείς δε θέλει να κάνει συνεχώς επαναλαμβανόμενες και χρονοβόρες εργασίες. Φανταστείτε να πρέπει να καλέσετε 100 αριθμούς ανά ημέρα, να ανοίξετε ένα φύλλο Excel και στη συνέχεια να αντιγράψετε και να επικολλήσετε τον αριθμό στο εργαλείο VoIP για κάθε έναν από αυτούς. Τα δευτερόλεπτα προστίθενται, και μεγάλο μέρος της ημέρας φεύγει σε ενέργειες που θα μπορούσαν πολύ εύκολα να αυτοματοποιηθούν.

Το data-entry είναι ένας από τους κύριους λόγους που οι εργαζόμενοι δεν αγαπούν τη δουλειά τους, καθώς είναι κουραστική και επαναλαμβανόμενη εργασία. Το τίμημα που πληρώνετε  όταν δεν αξιοποιείτε αυτοματισμούς όπως το VoIP CRM integration, είναι ακριβώς αυτό: δυσαρεστημένοι και μη παραγωγικοί εργαζόμενοι, που μπορεί να αποχωρήσουν από την εταιρεία σας και θα σας κοστίσει μακροπρόθεσμα περισσότερο για να τους αντικαταστήσετε.

Μεγαλύτερη ακρίβεια

Η μεταφορά δεδομένων μεταξύ διαφορετικών εφαρμογών μέσω αντιγραφής και επικόλλησης είναι μια διαδικασία που εκτίθεται σίγουρα στην πιθανότητα ενός ανθρώπινου σφάλματος. Όταν μιλάμε μάλιστα για δεκάδες κλήσεις κατά τη διάρκεια κάθε βάρδιας, μπορεί να εισαχθούν κατά λάθος εσφαλμένες πληροφορίες και όλοι γνωρίζουμε τι σημαίνει αυτό για την εμπειρία ενός πελάτη με την επιχείρηση.

Το CRM VoIP integration διασφαλίζει ότι τα δεδομένα συγχρονίζονται αυτόματα μεταξύ των εφαρμογών, εξαλείφοντας την ανάγκη για καταχώρηση δεδομένων με το χέρι. Αυτό επιτρέπει στους εργαζόμενους να επικεντρωθούν στις πωλήσεις, χωρίς το άγχος του να χάσουν ένα ψηφίο ή να κάνουν λάθος στο προφίλ του πελάτη στο CRM.

Αύξηση ικανοποίησης πελατών

Οι επιχειρήσεις που επενδύουν στην εξατομίκευση αναπτύσσονται κατά 40% ταχύτερα σε σχέση με εκείνες που δεν το κάνουν. Πιθανόν οι πελάτες σας να γνωρίζουν ότι εξυπηρετείτε χιλιάδες άλλους πέρα από αυτούς. Όμως, εξακολουθούν να επιθυμούν να τους αφιερώνετε χρόνο και προσοχή. Με το customisation είναι σαν να δηλώνετε στους πελάτες σας ότι σας ενδιαφέρει η επιχείρησή τους και μάλιστα το δείχνετε έμπρακτα.

Η ενσωμάτωση CRM με τη VoIP σας επιτρέπει να έχετε πρόσβαση σε όλα τα δεδομένα για κάθε πελάτη πριν από κάθε κλήση. Ανεξάρτητα από το εάν πρόκειται για εξερχόμενη ή εισερχόμενη κλήση, θα εμφανίζονται όλες οι προηγούμενες αλληλεπιδράσεις του πελάτη: κλήσεις, ηλεκτρονικά μηνύματα, σημειώσεις και πολλά άλλα.

Ακόμα και αν ο agent που ανέλαβε τη σημερινή κλήση δεν έχει μιλήσει ποτέ με αυτόν τον συγκεκριμένο πελάτη, θα έχει πρόσβαση σε αρκετά δεδομένα για να προσεγγίσει την κλήση με τον κατάλληλο τρόπο και να υπερβεί τις προσδοκίες του πελάτη.

Αύξηση παραγωγικότητας

Με το VoIP CRM integration, οι agents μπορούν να αποφύγουν τη συνεχόμενη εναλλαγή μεταξύ δύο διαφορετικών εφαρμογών. Παρόλο που μπορεί να φαίνεται κάτι καθημερινό σε όλες τις εργασίες, ως πρακτική είναι εύκολο να δημιουργήσει περισπασμούς και να μειώσει την παραγωγικότητα κάποιου.

Ένα άλλο σημαντικό πλεονέκτημα της ενσωμάτωσης των δύο συστημάτων είναι ότι οι πράκτορες μπορούν να έχουν πρόσβαση στα δεδομένα των πελατών από οπουδήποτε, είτε δουλεύουν on-site είτε βρίσκονται σε καθεστώς τηλεργασίας.

Τέλος, η άμεση ενημέρωση των συστημάτων σημαίνει ότι ο ένας εργαζόμενος δε θα χρειαστεί να επικοινωνήσει με άλλον εργαζόμενο για περισσότερες πληροφορίες σχετικά με ένα θέμα. Το σύνολο της πληροφορίας περνά στο σύστημα αυτόματα και βρίσκεται πάντα στην οθόνη του.

Καλύτερη διαχείριση δεδομένων

Η οργάνωση και η καταγραφή δεδομένων από την αρχή ως το τέλος είναι εξαιρετικά σημαντική, αν θέλετε να είναι το CRM σας πλήρως ενημερωμένο.

Οι εκπρόσωποι πωλήσεων επωφελούνται από τις πληροφορίες που υπάρχουν εκεί για τους εν δυνάμει πελάτες, καθώς τους επιτρέπεται να προσαρμόσουν την παρουσίασή τους ανάλογα. Από την άλλη πλευρά, οι customer care agents χρειάζεται να γνωρίζουν το ιστορικό κάθε πελάτη, με τον οποίο αλληλεπιδρούν τηλεφωνικά.

Με την ενσωμάτωση του τηλεφωνικού συστήματος σας με το λογισμικό CRM σας, όλες οι απαραίτητες πληροφορίες συγχρονίζονται αυτόματα μεταξύ των δύο software.

Αυτό επιτρέπει στους εκπροσώπους του κέντρου επικοινωνίας να:

• Καλούν τους πελάτες χρησιμοποιώντας το όνομα και τον αριθμό τους.
• Εισάγουν δεδομένα κλήσης στο CRM.
• Χαρτογραφούν τα αιτήματα και τα παραπόνων των πελατών.
• Ακολουθούν την κλήση χωρίς να χρειάζεται να συμβουλεύονται άλλες πηγές πληροφόρησης.

Επειδή οι πληροφορίες καταγράφονται αυτόματα στο λογισμικό CRM, οι agents μπορούν να εκτελούν τις εργασίες τους πιο αποτελεσματικά!

Real-time πληροφόρηση συστημάτων

Με το VoIP CRM integration οι πληροφορίες των πελατών ενημερώνονται real-time, οπότε δε χρειάζεται να αφιερώνετε χρόνο για την καταχώρηση νέων πληροφοριών πελατών ή τη χειροκίνητη ενημέρωση επαφών. Ο συγχρονισμός των δύο συστημάτων εξαλείφει ζητήματα εσφαλμένης εισαγωγής δεδομένων στα διάφορα πεδία της καρτέλας ενός πελάτη και φυσικά καταχωρεί αυτόματα τα νέα δεδομένα κάθε φορά που κάποιος καλεί την εταιρεία σας.

Analytics επικοινωνίας

Τέλος, το VoIP CRM integration σας επιτρέπει να παρακολουθείτε εύκολα τα στατιστικά στοιχεία κλήσεων και να διαχειρίζεστε αναφορές live, έτσι ώστε να μπορείτε όχι μόνο να δείτε τι συμβαίνει τώρα, αλλά και να αναλύσετε ιστορικές πληροφορίες. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για τις ομάδες πωλήσεων που χρειάζεται να παρακολουθούν τις δραστηριότητές τους και να αναγνωρίζουν τις αγοραστικές τάσεις, που μπορεί να ωφελήσουν τη μελλοντική ανάπτυξη της επιχείρησης.

VoIP CRM integration με τη Voiceland

Το τηλεφωνικό κέντρο της 3CX που παρέχεται μέσω των υπηρεσιών της Voiceland, προσφέρει VoIP-CRM integration, έτσι ώστε να μπορείτε να ανταλλάζετε αυτόματα δεδομένα μεταξύ των δύο πλατφορμών και να διατηρείτε μια καλύτερη σχέση με τους πελάτες σας. Οι agents, οι εκπρόσωποι πωλήσεων και οι διευθυντές, θα μπορούν να αυξήσουν την αποτελεσματικότητα μέσα από:

• τις λειτουργικότητες ενός cloud τηλεφωνικου κεντρου.
• την αυτοματοποίηση της καταγραφής κλήσεων.
• την παροχή μιας πιο ευχάριστης εμπειρίας διαχείρισης πελατών σε πραγματικό χρόνο κατά τη διάρκεια εισερχόμενων κλήσεων.

Επιλέξτε τη Voiceland και απολαύστε:

1. Αυτόματη καταγραφή κλήσεων
2. Πληροφορίες κλήσεων σε πραγματικό χρόνο
3. Συγχρονισμό επαφών
4. Πλήρη διαχείριση των εν δυνάμει πελατών

CRM integrations που υποστηρίζουμε:

• HubSpot
• Salesforce
• Bitrix24
• ConnectWise
• Freshdesk
• DYnamic365
• Vtiger
• Zendesk
• Zoho
• Jetpack CRM

Διαβάστε περισσότερα για το integration μεταξύ 3CX και των διάφορων CRM στην επίσημη ιστοσελίδα της 3CX.

Στο δια ταύτα

Οι επιχειρήσεις αναζητούν συνεχώς τρόπους για να βελτιώσουν την αποδοτικότητά τους, να μειώσουν το κόστος και να αυξήσουν την παραγωγικότητα. Οι τεχνολογικές εξελίξεις κάνουν όλες αυτές τις προσπάθειες πραγματικότητα, χρησιμοποιώντας πια λιγότερους πόρους.

Η ενσωμάτωση του CRM και της VoIP είναι μία από τις πιο πρόσφατες μεθόδους που χρησιμοποιούν οι εταιρείες για να βελτιώσουν την ικανοποίηση των πελατών. Το integration αυτό μπορεί να σας βοηθήσει να ξεπεράσετε τους ανταγωνιστές σας, καλλιεργώντας καλύτερα τις σχέσεις με τους πελάτες σας και επιβλέποντας τις επιδόσεις πωλήσεων. Ταυτόχρονα μειώνονται τα έξοδα λειτουργίας και επένδυσης σε εξοπλισμό, ενώ αυξάνεται η παραγωγικότητα.

Το καλύτερο απ’ όλα είναι ότι το να θέσετε σε εφαρμογή ένα τέτοιο σύστημα είναι μια σχετικά γρήγορη και εύκολη διαδικασία, έτσι ώστε να μπορέσετε να αρχίσετε να απολαμβάνετε τα οφέλη αμέσως χωρίς να αφιερώσετε πολύ χρόνο ή προσπάθεια. Μόλις κάνετε τη σύνδεση μεταξύ συστημάτων, θα αναρωτιέστε γιατί τόσο καιρό εργαζόσασταν διαφορετικά.

Είστε έτοιμοι για το επόμενο βήμα αυτοματοποίησης στην επιχείρησή σας;